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【人事向け】HRテクノロジーとは?業務効率化につながるHR Techを解説

公開日時:2021.10.28

近年、日本では少子化による人手不足が問題になっており、人事部門においても人員を割くことが難しく、一人ひとりにかかる負担が増加しています。そんな中、人事部門の業務を自動化、効率化できるHRテクノロジーに注目が集まっています。本記事では、HRテクノロジーの定義や用いられる技術、人事業務の効率化に役立つHR Techについて解説します。

HRテクノロジーとは?

HRテクノロジーとは、人事・総務・労務で用いられるシステムやサービスの総称です。人事部門を表す「HR」とシステムやアプリケーションなどを表す「テクノロジー」をかけ合わせたもので、「HR Tech」と呼ばれることもあります。

HRテクノロジーに用いられる主な技術

HRテクノロジーは、AI、クラウド、RPAの主に3つの技術が用いられ、人事・総務・労務の業務効率化に貢献しています。

AI(Artificial Intelligence)は、コンピューターが大量のデータを記憶して、分析や評価などの高度な作業を自動で実行できる技術です。人事・総務・労務の従業員が行ってきた膨大な量の業務の一部をAIに任せることで業務効率化につながります。

クラウドは、インターネット上にあるソフトウェアやツールを個別にインストールせずに低コストで利用できる技術です。今まで各部署に散らばっていたデータを集約し、人事・総務・労務部主導での管理が可能になります。

RPAは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略称で、事務作業をロボットにより自動化する技術です。計算間違いや誤入力などの人的ミスの軽減が期待できます。

HRテクノロジー導入のメリット

HRテクノロジーを導入するメリットとして、業務効率化とコスト削減につながることが挙げられます。

HRテクノロジーを活用すると、これまで人の手で行ってきた、面接の日程調整や履歴書の確認などの作業を自動化することができ、業務効率化につながります。総務・労務の業務で言えば、従業員の給与計算や入退社手続きなどを自動化することが可能です。業務の負担が軽減すると、本来のコア業務に集中できるため、企業の発展により貢献することが期待できます。

さらに、HRテクノロジーの導入は、人件費や残業代などのコストカットにもつながります。業務を自動化することで、人事・総務・労務の業務負担が軽減され、人的リソースや残業を減らせます。また、HRテクノロジーを導入してペーパーレス化を進めれば、印刷代や書類郵送にかかるコストの削減も可能です。

人事業務の効率化に役立つHR Tech

HR Techには、採用業務全般を効率化できる網羅的なシステムから、採用業務の一部を効率化できるシステムまで幅広くあります。自社の雇用形態や必要な機能、セキュリティなどを考慮して自社に合ったHR Techを選ぶようにしてください。ここでは、人事業務の効率化に役立つHR Techをご紹介します。

採用管理システム

▼基本機能

採用管理システムの基本機能は以下の通りです。

  • 求人情報作成
  • 求職者情報の自動取り込み
  • 面接日程調整
  • 面接評価機能
  • 進捗管理機能
  • カレンダー連携
  • メールの自動送信機能
  • レポート機能 など

▼導入後期待できる効果

採用管理システムを導入することで、求人情報の掲載や求職者からの履歴書・職務経歴書の管理、面接の日程調整、選考の進捗管理など、採用活動に関わる情報の一元管理が可能です。

採用管理システムにより、応募者への連絡漏れを防げる上に、メールのテンプレートを活用してメール作成にかかる時間を削減できます。また、求職者の情報を一元管理しているため、共有が容易になり、選考の属人化を防ぐ効果も期待できます。

また、採用管理システムはタレントプールにも有効です。タレントプールにはSNSも活用できるものの、他の情報と結び付けられない、SNSをやっていない人とのつながりを作れないといった課題があります。採用管理システムであれば、他の情報と結びつけ一元管理可能です。タレントプールについて詳しく知りたい方は、用語集「タレントプール」をご覧ください。

  特徴 メリット デメリット
SNS ・FacebookやTwitterなどのSNSを通じて求職者に自社をアピールしつつ、定期的にコミュニケーションを取る。 ・無料で実施できる。
・個別に連絡することができる。
・SNSを利用していない候補者にアプローチできない。
・プールできる人数が絞られる。
採用管理システム ・説明会やSNSなどさまざまな接点から得た情報を一元管理し、定期的に情報発信する。 ・多くの候補者をプールできる。
・他の採用管理機能のデータと紐付けて管理できる。
・導入にコストがかかる

履歴書解析システム

▼基本機能

履歴書解析システムの基本機能は以下の通りです。

  • 履歴書・職務経歴書の取り込み
  • 履歴書・職務経歴書の自動分析
  • 履歴書・職務経歴書の検索
  • 求職者とのマッチング など

▼導入後期待できる効果

履歴書解析システムを導入すると、テキストを解析して学位や資格、経験年数などの職歴に関する情報の整理を自動化することができます。

大量に送られてくる履歴書や職務経歴書を1枚ずつ手作業で確認する手間を省き、自動で求人条件にマッチした有望な応募者を探し出すことが期待できます。解析した情報をストックしておくと、新たな求人を出すときに、データベースからマッチした人材を見つけ出し、応募を促すことが可能です。また、グローバルな人材を採用している企業では、多言語対応機能のあるシステムを選ぶと、多様な人材からの応募にも容易に対応できます。

採用候補者管理システム

▼基本機能

採用候補者管理システムの基本機能は以下の通りです。

  • タレントプール管理
  • 候補者のトラッキング
  • 一括メール送信
  • チャット など

▼導入後期待できる効果

採用候補者管理システムを導入すると、求職者や潜在層を採用候補者として人材プールの中で管理し、求人情報に合った経験やスキルを持つ人材を探し出すことができます。SNSのフォロワーやイベント参加者、メールの開封履歴など、さまざまな接点からの情報を集約可能です。

今までよりも多くの候補者をプールでき、採用にかかる時間とコストの削減が期待できます。ただし、プールする人材の条件を明確にしておかないと候補者が多くなり、かえって手間がかかる場合があります。自社の求める人材の条件を洗い出し、絞り込みを行うとともに、プールの人材データを最新の状態に保てるように随時更新する必要があります。プールしている人材と定期的にコンタクトを取り、データを最新に保てるように意識してください。

面接管理システム

▼基本機能

面接管理システムの基本機能は以下の通りです。

  • 面接日程管理
  • 面接候補日の洗い出し
  • スケジュールの自動登録
  • 面接案内メールの自動送信 など

▼導入後期待できる効果

面接管理システムは面接日程や工程を管理するもので、導入すると自動で面接日程候補のリストアップやスケジュール登録ができます。複数人の面接官が参加する場合でも、カレンダーの情報から候補日を自動でリストアップ可能です。

日程調整の手間を削減できる上に、ダブルブッキングや登録漏れなどのリスクを軽減できます。また、Web会議ツールと連携すれば、Web面接用のURLを発行して相手にURLを自動送信する機能を利用できるため、相手への連絡漏れのミスも防げます。

求人情報管理システム

▼基本機能

求人情報管理システムの基本機能は以下の通りです。

  • 求人媒体への一括掲載
  • 求職者情報の自動取り込み
  • 求人媒体の分析 など

▼導入後期待できる効果

求人情報管理システムを導入すると、複数の求人サイトに一括で求人情報を掲載できます。

求人を掲載できるサイトは、大手ナビサイトから、専門職向けのニッチなものまで幅広くあります。求人情報管理システムを導入すれば、採用担当者が複数のサイトから選んで掲載する手間を減らせます。

さらに、自社にマッチした人材が利用している求人サイトを特定する機能もあり、翌年以降の採用活動に利用する採用サイトの選定にも役立ちます。

タレントマネジメントシステム

▼基本機能

タレントマネジメントシステムの基本機能は以下の通りです。

  • 従業員データベース
  • 従業員情報検索機能
  • 組織図制作機能
  • 評価フォーム作成機能
  • データ分析機能 など

▼導入後期待できる効果

タレントマネジメントシステムを導入すると、従業員のスキルや経験などをデータ化して一元管理・分析し、従業員の能力を最大限発揮できる配置や育成につなげることができます。

大企業や海外展開している企業では、拠点ごとに最適な配置が必要です。タレントマネジメントシステムで従業員の情報を一元管理すると、拠点ごとに偏りがないか、従業員がより力を発揮するためにどこに配置すべきかを見つけ出すのに効果的です。また、中小企業においても、従業員を適正なポジションに配置できれば、仕事にやりがいを感じるようになることが期待でき、人材流出防止につながります。タレントマネジメントについて詳しく知りたい方は、用語集の「タレントマネジメント」をご覧ください。

育成・研修管理システム

▼基本機能

育成・研修管理システムの基本機能は以下の通りです。

  • 従業員のスキル・資格管理
  • 受講履歴の蓄積
  • 教育訓練記録の作成・管理
  • 受講対象者の検索
  • 研修に関するメールの自動送信
  • 報告書やアンケートの回収 など

▼導入後期待できる効果

育成・研修管理システムを導入すると、社内に点在する教育情報や研修の受講履歴を一元管理できます。

従業員がどの研修やeラーニングを受講したか、どの程度理解できているか、今後必要な研修は何かを可視化できるため、教育担当者が確認する手間や今後の研修を考える負担を減らせます。

また、必要な研修を受けていない従業員に対して、案内や資料のメールを自動送信する機能もあり、事務的な負担を減らすことも可能です。育成・管理システムの中には、報告書やアンケートを取れる機能が搭載されているものもあり、研修の改善点を見つけるのに役立ちます。

エンゲージメント分析システム

▼基本機能

エンゲージメント分析システムの基本機能は以下の通りです。

  • アンケート実施機能(設問を任意で変更することも可能)
  • 回答の自動集計
  • 回答データの分析 など

▼導入後期待できる効果

エンゲージメント分析システムを導入すると、アンケート実施や集計、分析の手間を削減し、従業員が自社に対してどれくらい愛着を持っているかを可視化できます。

従業員エンゲージメントの実態は、以下の3つのステップを通して把握できますが、従業員数の多い企業では、人事担当者が自力で行うのに時間がかかりすぎることがあります。

STEP1:アンケートの実施
STEP2:集計
STEP3:分析

エンゲージメント分析システムがあれば、従業員のエンゲージメントを測るためのアンケートの展開や集計、分析の手間を省力できます。分析データを用いてエンゲージメントが低い原因を特定できれば、向上のための施策を考える材料にもなります。また、エンゲージメント分析システムは、短期間で複数回アンケートを実施して企業の現状を把握するパルスサーベイの実施にも有効です。パルスサーベイについて詳しく知りたい方は、用語集の「パルスサーベイ」をご覧ください。

まとめ

人材獲得競争の激化や多様な働き方に対応するためにも、HRテクノロジーの活用は今後スタンダードなものになっていくと考えられます。一口にHRテックといっても、採用管理や勤怠管理、人材管理など、システムによって提供されている機能はさまざまです。全ての機能を活用したい場合もあれば、採用管理のみ、勤怠管理のみ、といったように一部の機能のみ必要な場合もあるため、自社が抱えている人事課題に合わせて最適なシステムを選ぶようにしてください。

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