・自社に合った製品が分からない
・欲しい機能が備わっているものの予算を超えてしまう
・機能と価格、どちらを優先すべきか迷う
こんなお悩みをお持ちの方は多くいらっしゃいます。 本記事では、勤怠管理のプロ、アマノが考える「勤怠管理システムを選ぶ前にやっておくべきこと」をご紹介します。多くの選択肢の中から候補を絞り込むために確認すべきポイントと、勤怠管理システムの基本的な機能について解説していきます。 急いで勤怠管理システムを購入する前に、ぜひご一読ください。
勤怠管理システムの違いについて詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
【資料ダウンロード】高いシステムと安いシステムはどう違うの？
【勤怠管理システム選び方の基本1】自社の課題を洗い出す
まずは勤怠管理に関する自社の課題を洗い出します。
法令遵守をどの程度まで網羅するか、あるいは自社特有の課題を優先して改善していくかといった視点で課題を上げていくと整理しやすいです。
課題例
・勤怠データの集計に時間がかかり、ミスも起こりやすいのでアナログ管理をやめたい
・過重労働が常態化しており、法律違反のリスクが高い
・従業員の打刻漏れが多く、いちいち指摘するのが手間
・サービス残業など、見えない労務リスクを可視化したい
・管理者が忙しすぎて、部下の勤怠管理まで手が回らない
・各種申請が紙とハンコで行われており、非常に時間がかかる（承認者が不在だと1日放置もザラ）
など、抱えている課題を一度明文化します。
このステップを踏むことで、次はどれを優先するかの議論をする段階へ進めることができます。
【勤怠管理システム選び方の基本2】課題を改善できる機能を備えているかを確認する
課題を洗い出した上で、それを改善するための機能が備わっている勤怠管理システムを候補に、選択肢を絞ります。同じ機能を謳っていても、製品・サービスごとに対応可能な範囲は異なります。例えば「時間外上限規制に対応」とどのメーカーのシステムも謳っていますが、具体的にどこまでできるのか、その粒度は様々なため注意が必要です。安いには安い、高いには高いなりの理由がありますので、自社の要望に合った動作（アウトプット）が可能かどうか、事前に確認しましょう。
実際の操作に近いデモサイトを操作する機会があれば、試してみるべきですが、勤怠システムは実際に自社の要件に合わせて設定し運用してみないとその真価を図ることは困難です。デモサイトだけで判断せず、一度営業に直接話を聞いてみてから慎重に選ぶことをお勧めします。
また、自社で使用している既存の業務システムと連携させたい場合には、連携可能な勤怠管理システムを前提として候補を絞り込むという方法もあります。
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムに備わっている主な機能と各機能のポイントは以下の通りです。
・打刻方法…打刻にはPC画面上で打刻をするものから、スマートフォンやタブレット端末、ICカード、顔や指紋などの生体認証で打刻が可能なものまで様々なタイプがあります。打刻方法は店舗やオフィス、工場、外回りが多い営業職や在宅勤務など、従業員の働き方に合わせた選択が可能です。自社のワークフローに当てはめた際に無理が生じないよう、システムが希望している打刻方法に対応しているかを確認します。
・勤怠集計…出勤日数、勤務時間、残業時間、深夜残業時間など、勤怠管理システムで自動集計したい項目が網羅されているかを確認します。
・休暇管理…自社で設けている休暇制度が就業規則通りに登録できるかを確認しましょう。また休暇として登録できる時間の単位（1日、半日、1時間など）も、規則通りに設定できるかもチェックしておくと良いです。有給管理の場合、一斉付与、入社日起算、比例付与などといったものに対応しているか、さらに有給だけでなく夏季休暇などの特別休暇の残数管理も自動集計できるかもポイントです。
・申請・承認フロー…残業・休日出勤・有給休暇などについて、自社の規則に合った承認フローが構築できるか確認します。企業がいくつかの組織や事業所に分かれている場合、組織・事業所ごとに異なる管理者を設定する必要があります。また、組織が課や部署などいくつかの階層に分かれている場合、階層に沿った承認フローの構築が不可欠です。階層に合わせた設定が柔軟にできるシステムかどうかも導入前の段階で押さえておきましょう。
・シフト作成・管理…業種によっては、複数のシフト作成が必要です。週ごとにシフトが固定されている、早番と遅番だけ分かれている、または定形パターンがない、フレックスや変形労働時間制に対応する必要があるなど、自社のルールや制度に合ったシフトを作成できるか確認しておきましょう。
・データ出力…勤怠情報をデータ出力する機能を使用する場合、ダウンロードする目的に合わせ、必要なファイル形式（PDF、Excel、CSVなど）が利用できるかを確認しましょう。データに手を加えず資料化するときはPDFが便利ですが、データの比較や分析にはExcelが適しています。CSV形式の出力は外部システムとの連携に必要です。
・給与計算ソフトなど外部システムとの連携…外部システムとの併用を想定しているのであれば、データ連携方法も事前に確認しておく必要があります。バックオフィス業務の効率化の面から連携を検討する場合は、給与計算ソフトとの連携を最優先で進めます。給与計算ソフトとの連携では、従業員の勤怠情報をCSVファイルでダウンロードして給与計算ソフトに取り込む方法が一般的です。
・アラート…従業員本人や管理者に注意喚起を促すアラート機能がどの範囲まで対応可能かを確認します。打刻忘れを従業員へ知らせるのはもちろん、労働時間の上限超過や年次有給休暇の未取得者に対する警告など、法令遵守のために必要なアラート通知にも対応している製品もあります。
アラートの精度についてもサービスによりばらつきがあるので、どういった文面のアラートがどのタイミングで発せられるのかも重要なポイントです。
例えば時間外労働の上限規制を守るためには、従業員の残業時間をタイムリーに把握しなければなりません。残業時間が月の上限に達しそうな従業員がいた場合、ただ累計労働時間を知らせるだけのアラートでは、労働時間の上限規制まであとどれくらいの猶予があるのかすぐに判断することができません。就業規則を知らなくても、表示されているメッセージをすべてこなせば法令遵守や締め処理ができる機能が搭載されているシステムを選びましょう。
効果的なアラートのテキスト例
・法改正への対応…労働関連法令が改正されると、勤怠管理システムのアップデートが必要になる場合があります。特に、労働時間管理に関する法改正ではミスのない厳密な対応が企業に求められるため、法令違反リスクに備え、法改正に合わせたシステムのアップデートが無料で行われるのかどうか、カスタマイズではなく設定変更で対応できるつくりになっているかなど、事前に確認しておきましょう。
・36協定への対応…各企業で定めた36協定の内容を設定した上で時間外労働の上限規制違反をチェックできるかどうかを確認しておきます。法令違反を遵守するためには、前述のとおり時間外労働の上限に達しそうな従業員を管理者に自動でアラートを出す機能を備えている製品を選びましょう。
勤怠管理システム選び方の基本3】解消すべき課題とコストを比較する
希望する機能が備わっていても、コストに見合わなければシステム導入は叶いません。すべてを一度に解決できるのがベストですが、予算と合わない場合には解決したい課題の優先度を見極めましょう。スモールスタートで導入し、運用しながら機能を拡充したりカスタマイズできるサービスを選ぶのも方法の1つです。
一般的に、従業員が多ければ多いほど勤怠管理システム利用のコストがかかるものですが、製品ごとに初期費用、ランニングコストはそれぞれ異なるため、費用を軸とした比較も行うようにしましょう。また、コストが掛からないからという基準で安易にシステムを選ぶことはおすすめしません。そういった製品は初期設定やアフターサービスに対応しておらずサポート体制が不十分であることが多く、専門のシステム担当者がいない企業では不向きと考えておきましょう。勤怠管理は給与支払いに直結する業務ですので、導入後すぐにシステムを本番利用という訳にはいきません。テスト利用を行い、正しい集計が出来るか事前に確認を行う必要があります。専任の担当SEがついて設定代行を請け負うサービスもありますので、不安な場合は検討しましょう。
まとめ
勤怠管理システムを選ぶ際、まずは自社の課題を洗い出す作業を必ず行いましょう。その上で、機能、コスト、サポート面といった多角的な比較をすることがポイントです。
最後にシステム選定を失敗する理由として最も多く見られるのが、機能のあり・無しだけで判断してしまったケースです。例えば、アラート機能を有しているかを単純な比較表で比べた場合、安価なシステムも高価なシステムも両方機能ありとなります。しかし、”どこまでの精度で、どこまで分かりやすく表示できるか”まで突き詰めると大きな差が出ます。Webサイトやカタログだけで判断は困難となりますので、営業からデモンストレーションを受けるなど実際自分の目で見て判断するのがおすすめです。
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