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約400件もの機能要件を標準機能でカバー!「人に合わせる」システムを実現!

  • 株式会社アイセイ薬局
    管理本部 人事部 前原様、山本様
    薬局事業支援本部 情報システム部 新貝様
  • 業種:
    調剤薬局
  • 拠点数:
    410店舗(2024年6月)
  • 対象規模:
    4,409人(グループ連結:2024年6月)
  • 運用開始:
    2023年9月~

企業の特徴:
「地域のかかりつけ」として健康管理の身近なパートナーになれるよう、薬による治療のサポートだけではなく、予防や未病の段階からの健康サポート、健康相談や地域活動も推進。高齢者が住み慣れた地域でいつまでも安心して暮らし続けられるまちの実現に寄与すべく、多職種と連携し在宅医療対応などにも注力

所在地:
〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-2-2 丸の内三井ビルディング

  • 導入の目的

    旧システムの保守期限を機にシステムを一新、勤怠運用にかかる工数の効率化とコンプライアンス強化を図りたい

    現場スタッフへの負担を抑えるため、旧システムと同様の運用フローを実現できる新システムを取り入れたい

  • 導入製品

1.現場からの「これまで通りに使いたい」の声。どう応えるかが課題

Q:導入の背景について教えていただけますか?

前原さま:きっかけになったのは、10年以上利用してきた人事・給与システムの更改のタイミングでした。サポート期限が切れてしまう一方で、弊社のシステムはカスタマイズされすぎていて、他社のシステムと同じようにメジャーバージョンアップはできません。つまり「現状維持の選択肢はない、しかもシステム更改の期限は決められている」という状況でした。

山本さま:それに加えて、旧システムは法改正への対応が追いついていませんでした。そのため、システム外で表計算ソフトを使って管理する部分がかなり多く、バックオフィス側のリソースをかなり奪われていました。そこで、法令を遵守して勤怠管理をしながら工数削減をするために、まず「正しい勤怠管理とは」という視点で、業務の棚卸しを含めた見直しから始めました。

現場からは新たな要望というより、旧システムに近い構成や機能で「旧システムと同じように使える」ことを求める声が多かったですね。例えば、「シフトを表計算ソフトで組んで、そのデータをシステムに取り込む」というフローや、「複数人で1台のパソコンを使って管理ができる」環境を変えたくないといった具合です。

変形労働制を導入していることもあり、出勤・退勤・休憩の時間が店舗によって何パターンもあります。シフトのパターン数は、全社合計でおおむね1,500~1,600種類になります。これをスムーズに管理するにはどうすればよいかという課題もありました。

2.膨大な機能要件の約90%を標準機能で対応。TimePro-VGの高機能性が決め手に

Q:「TimePro-VG」導入の決め手を教えていただけますか?

新貝さま:「機能部分の網羅性が高かった」といいますか、「何にでも対応できるシステム」というところが選定の決め手だったのではないかと思います。

選定を始めた当初、私は中途入社したばかりでしたが、前職での経験から「機能要件は多いプロジェクトでも100~150件くらい」という認識でした。ところが実際は、427件もの機能要件が出てきたのです。

前原さま:われわれにとって勤怠管理は重要な仕事ですが、現場にとっての重要度はけっして高いものではありません。そこで、現場の工数を増やさないために、旧システムにはかなりカスタマイズを施していたのです。そのシステムと同じように運用したいとなれば、やはり要件は増えてしまいますよね。

そんな状況にありながら、アマノさんは「『できない』は極力言いません」と言ってくれました。そこでわれわれも「なぜこの要件が満たせないと困るのか」といったことまでお話しして、それを踏まえたさまざまなご提案をいただきました。現場の声に応えていただいたアマノさんには、大変感謝しています。

記録によると、427件のうち386件、約90%は標準機能でまかないました。工夫すれば実現できる要件が33件、カスタマイズすれば実現できる要件が8件、「できない」は確かに0件でしたね。

新貝さま:もちろん弊社も「カスタマイズ費用を増やしたくない」とは考えていましたので、なるべく標準機能に収められるよう相談に応じていただけたのは頼もしかったです。この段階では、まだ他社とも比較検討中でしたが、標準機能でのカバー率はほかと比べてもかなり高かったと思います。勤怠管理で多くの実績があるアマノさんですから、やはりさまざまな業種・企業から吸い上げてきたノウハウを持っている。それがあるからこそ、いちいちカスタマイズしなくても、設定変更などで対応できる要件が多いのだろうと感じました。

ちなみに、所属以外の店舗へ応援に入った際の勤務を管理する「応援管理」はカスタマイズ対応でしたが、要件定義を踏まえつつも、手を加える部分が最小限になるように検討していただきました。

山本さま:「こういうことをしたいです」とお伝えした際に、「この項目が使えるのではないか」だけでなく「本来の使い方ではないけれど、工夫次第で活用できそう」といったところまで、要件に合うよう検討していただきました。

Q:「TimePro-VG」導入にあたり、印象的だったことはありますか?

山本さま:そもそも、旧システムの要件定義書が残っていない状態でした。そのなかで、探り探り、かなり細かく要件定義をしていったので、長時間の打ち合せを何度も重ねました。最終的には、こちらの要望を踏まえて、すべて要件定義書のとおりに設定していただいたので、完成時にはかなり達成感がありましたね。

新貝さま:「システムに人を合わせるのではなく、人にシステムを合わせる」部分が最も大変だったといえますね。システムは「出来上がっているものをカスタマイズする」とか、「外付けして拡張する」という考え方が一般的ですから。そのなかで、弊社のような「人に合わせる」やり方を受け入れて対応できるベンダーさんは、かなり限られているのではないでしょうか。

3.人事業務“月5時間”削減、クラウド化でサーバーの“維持・メンテナンス”から解放

Q:実際に「TimePro-VG」を運用してみて、いかがですか?

山本さま:従来は、残業実績や有給休暇を表計算ソフトで管理していたので、「表計算ソフト上でさまざまなデータを突き合わせて結果をつくり、必要に応じて出力する」という一連の作業に結構時間がかかっていました。「TimePro-VG」の導入後は、アラート機能を使って、月ごとの実績ではなくリアルタイムで残業時間を確認したり、検索リスト機能を使ってワンクリックで必要なデータを抽出したりできるようになりました。その結果、毎月約5時間分は人事業務の工数が減っていると感じています。

また、旧システムでは単純な残業実績は出せるものの、「条件を設けて対象者を抽出する」機能がありませんでした。そのため、36協定の「月45時間」を超過している場合でも、それがわかるのは実績が確定してから2週間後とタイムラグがあり、「45時間を超える前の予防策」がなかったのです。「TimePro-VG」の導入後は、超過前の注意喚起もタイムリーに出せるようになりました。

有給休暇についても、弊社は毎年7月1日に一斉付与しますので、従来は期限が近づく5月~6月になると「あと何日間残っていますか」、「今回の期限で何日間消滅しますか」、「次回は何日間付与されますか」という問い合わせがかなり多くなっていました。「TimePro-VG」の導入後は、店長だけでなく各ユーザーが自身の有給休暇情報を確認できるようになり、そういった問い合わせの件数もかなり減っています。ユーザーも問い合わせの手間がなくなって便利に感じているのではないでしょうか。システムの使い方に関する問い合わせ件数も大分減ってきまして、安定稼働の段階になりつつありますね。

新貝さま:旧システムはオンプレミス型でしたので、毎日朝9時近く、多くの社員が出勤登録するタイミングになると一気に動作が重くなっていました。それから、毎日情報システム部内でバックアップ確認作業を行う必要もありました。「TimePro-VG」の導入を機にクラウド化したことで、管理工数はかなり減ってきましたね。

「TimePro-VG」の右にも左にも行けるような仕組みや、使い勝手の良さは、調剤薬局に限らず小売業全般に向いているのではないかと思います。従業員の出入りが多い、1人1台パソコンが支給される環境ではない、といった小売業の特性を考えると、「TimePro-VG」の画面はシンプルかつ直感的で、ユーザー側があれこれ考えて使わなければならないといったことがないので、扱いやすいのではないでしょうか。

4.人事業務の効率化だけではなく、「働き方を見直すツール」としても活用したい

Q:今後、「TimePro-VG」でどのようなことをやりたいとお考えですか?

山本さま:会社の将来の方向性を分析する資料として、「TimePro-VG」で取得したデータを今後使用していきたいと考えています。現場の薬剤師や医療事務がそれぞれどんなことに、どれくらいの工数をかけて働いているかを分析すれば、「仕事の分担をどのように工夫すれば、一番効率よく働いてもらえるか」といったことを考えていけるのではないかと。

現場の支店長からも、「安定的に運用できる状態になったので、残業時間のデータを分析に使いたい」という声が挙がっています。実際に先日、「数店舗で実験的に数か月分の実績を分析し、残業の多い店舗には声を掛けて、原因を探っていくかたちで活用できた」という事例がありました。今後は、こうした活用法を他店舗にも展開していきたいという話がすでに出ています。「TimePro-VG」の導入が、単なる人事業務の効率化だけでなく、働き方の見直しにも役立っていることを実感しています。

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