【小売業向け】勤怠管理のお悩み改善

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勤怠管理システムの選び方

本資料は、小売業特有のシフト管理や時間帯加給・特殊手当、その他、多様な勤務形態に対する労務リスク管理など「よくあるお困りごと」から勤怠管理システムの機能を用いた解決策をわかりやすく解説しています。
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小売業向け 勤怠管理システムの選び方

スケジュールの管理が大変

小売業ではシフトの管理に大きな負担がかかっています。

紙のシフト表をシステムに転記していたり、表計算ソフトを活用している企業も多いでしょう。

よくあるケース

  1. 紙のシフト表を見ながらシステムにデータ入力しているため、入力作業の手間や入力ミスが発生している
  2. システムでシフトを管理しているが、表計算ソフトが使い慣れていることもあり二重の管理が発生している
従来の運用は変更せず効率化を図れるシステムを選ぶ

システム上でスケジュールの入力ができれば転記する必要がなく、工数の削減につながります。また、システム上で入力のチェックができれば”休日数の不足” や”必要人数超過”などを防ぐことができます。

コピー&ペースト、日毎・個人毎合計、アラート表示、勤務記号の参照が可能。

 

スケジュール管理者にPCの支給が難しい、Excelの管理は残したいという場合は、専用のExcelシートをご利用頂くことで、従来のExcel管理を残しつつ、作成したスケジュールをシステムに簡単に取り込むことが可能です。

Excelの中のCSV出力ボタンをクリックすることで連携用のファイルを出力。勤怠管理システムで出力されたファイルを取り込めばシフト情報が連携できます。

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シフトの数が多く管理が煩雑になっている

小売業ではシフトの数が多く、管理が煩雑になりやすい傾向にあります。シフト数を減らすことが根本的な解決ですが、なかなか難しいのが実状です。

よくあるケース

  1. 従業員が増えるたびに新しい時間帯のシフトが必要となる
  2. 10分や15分といった細かい単位でシフトを刻んでいる
  3. 同じシフトの内容でも店舗や管理者によって呼称が異なる
  4. 同じシフトの内容でも曜日や特定日によって手当が異なる
“シフトの設定枠が多い” “シフトの絞り込みができる”システムを導入する

下記のようにシフト設定数の上限が多いシステムや店舗毎にシフトを絞り込んで表示できる仕組みを利用することで、シフトの数が多くても管理が煩雑にならずに運用が可能です。

シフトの設定上限が多い。グループ分け・色分け表示、絞り込み表示設定が可能。

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従業員の過重労働

小売業は全産業と比べても労働時間が多く、休暇の取得日数が少ない傾向にあります。特に店舗の店長・マネージャーはアルバイトやパートタイマー が休んだ日やシフト調整で出勤するケースが多く、労働時間が長くなりがちな傾向にあります。ただし、過重労働が頻発すると長時間労働の上限規制や過重労働による従業員の健康が損なわれるなど、労務リスクの観点からも問題になっています。

よくあるケース

  1. アナログで勤怠管理をしているため、労務担当者が月締め処理をしてはじめて過重労働に気付く
  2. 慢性的な残業が蔓延し、 従業員の健康が損なわれる
  3. 過重労働に不満を持つ従業員が労基署へ報告する可能性がある
従業員の勤務状況をリアルタイムで確認する仕組みを導入

勤怠管理システムを導入することにより、月締め処理を行う前に従業員の勤怠状況を確認することが可能です。労働時間が超過しそうだったり休みが十分に取れていない従業員がいれば事前にアラートで通知してくれるため、過重労働を未然に防ぐことができるようになります。

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現場の責任者が労務管理にまで手が回らない

店長・マネージャーは、店舗の売上管理や従業員のシフト管理などの本業に意識が向き、労務管理を疎かにしがちです。また、就業規則や労働基準法に詳しくない人が多いため、労務管理をどのように行うかが分からないケースもあります。

よくあるケース

  1. 人事担当者以外、自社の就業規則を 正確に把握出来ている者がいない
  2. システムを利用しているが、未然に法令違反を防止するチェック機能が不十分
“次に何をすればいいか”を教えてくれる勤怠管理システムを選ぶ

多くの勤怠管理システムにはアラート機能が実装されていますが、現場責任者の負担を減らすためには、そのアラートの内容がポイントになります。 何が問題となっていて、“次に起こすべきアクション”を教えてくれるアラート機能が備わっているかをチェックしましょう。

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管理者が従業員の勤怠を代理入力している

店長や管理者の方にはPCが支給されていますが、従業員一人ひとりにはPCが支給されていないケースがほとんどです。

そのため、従業員本人がシステム上で届出を申請するしくみは実は小売業には向いていません。

よくあるケース

  1. 店長・管理者のPCを利用して従業員が届出を申請しており、業務が滞る時間が発生してしまう
  2. 届出申請をする際、申請入力待ちの列ができてしまう
  3. パソコンに不慣れの方が多い
“一括入力”の操作性の高い
システムを導入する

全ての運用をシステム化することがベストとは限りません。

慣れた紙での申請手段を残しながら運用そのものはシステム化するなど、できるところからシステム化を目指しましょう。

管理者が従業員の勤怠情報を入力する場合、一括入力に長けた仕組みをお勧めします。

一人の一ヶ月分の情報をまとめて入力


複数人の指定した期間の情報をまとめて入力

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時間帯加給や特殊手当の管理が大変

需要が少ない時間帯に働いてもらうために時給を加算しているケースがあります。

また、その他にも特定の業務や特定日の出勤に対して手当を支給することも少なくありません。

よくあるケース

  1. 早朝や深夜は通常の時間帯よりも時給を高めに設定している
  2. 開店・閉店作業など特定の業務を行なった場合は手当を支給している
  3. 年末年始など特定の日に勤務した場合は手当を支給している
柔軟な設定が可能な
勤怠管理システムを選ぶ

該当日のシフトや対象者に応じて時間帯加給ができればシステムで自動計算が可能です。勤怠管理システムによっては「対応した・対応してない」等の選択項目を設け、選択内容によって手当を支給できるものもあります。

シフト毎に時間帯を設定することで日によって異なる時間帯加給にも対応が可能です。年末年始手当対象のシフトで勤務した場合に手当を支給するといった条件も設定が可能です。その他にも選択項目を設け、”開店・閉店作業の実施有無”を管理することなども可能です。

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小売業向け 勤怠管理システムの選び方 - よくある「お困りごと」5選から解説 -

小売業向け 勤怠管理システムの選び方
- よくある「お困りごと」5選から解説 -

小売業が抱える労務課題を、よくあるお困りごととその解決方法をあわせて解説しています。 本ページで解説した課題に対する解決策を、より詳細にまとめた資料をご用意しました。新たに勤怠管理システムの導入を検討している方はもちろん、シフト作成や管理に課題を抱えている現場の方にも役立つノウハウが盛りだくさんです。ぜひご活用ください。

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