【小売業向け】勤怠管理課題解決ソリューション

小売業によくある「シフト作成」「労務管理問題」の課題解決をご提案します

スーパーやコンビニエンスストア、ドラッグストアなどに代表される小売業は、人手不足や休暇取得日数が少ないなどの労務課題に加え、 来客数の予想ができずコロナ禍でシフト作成がしにくい、という課題にも直面しています。 さらに、2020年以降は新型コロナウイルス感染拡大による店舗の休業、時短営業などが影響し、営業時間、日数が限られている状況です。 営業に必要な人員が縮小していることから人手不足感は低下しつつありますが、抜本的な人手不足対策がなされたわけではありません。 コロナ禍による営業時間や営業日数の制約がなくなれば、小売業では再度人手不足の状況が続くことも予想されます。

小売業の勤怠管理 よくあるお悩み

シフト作成・人員調整が大変

小売業の店舗においてシフトの作成や調整に大きな負担がかかっています。アルバイト・パートタイマーが多い小売業では、従業員から出勤日・時間の希 望を集めて、シフトを組む作業が毎月発生します。

さらに、小売業においてはいまだに多くの企業が表計算ソフトのExcelによるシフト管理を行っているのが実情です。上記を考慮しながらExcelでシフト表作成するのは非常に時間がかかります。雇用形態やスキルの異なる従業員を、常に最適な人員配置を想定しながらシフトを作成するのは手作業では困難で、現場責任者に大きな負担がかかります。

よくあるケース

シフト作成の支援機能が搭載されているシステムを導入する

従業員毎の希望シフト、スキル、適正などを考慮して、シフト作成が行えるシステムを導入しましょう。
シフトの自動作成機能を利用すれば100%とまではいかないものの、様々な状況を考慮したほぼ完成形に近いシフトが自動で作成されます。
現場責任者は気になる部分を微調整するだけで作成が完了するので、業務の効率化につながります。

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さまざまな働き方に対する労務リスク管理

慢性的な人手不足をはじめ、各産業の中でも深刻な労務課題を抱えている小売業界。人員確保のために、正規・非正規含めてさまざまな働き方の従業員を雇用するケースが多いです。そのため、変形労働や週の所定労働時間、36協定遵守、変形休日制、年少者の労働制約、外国人留学生の雇用など勤怠管理には様々な法律・法規の観点を考慮する必要があります。

例えばこんな働き方

  1. 1か月単位の変形労働時間制
  2. 働き方改革関連法案
    └年次有給休暇の取得の義務化
    └労働時間の上限規制
    └勤務間インターバル制度
シフト管理と勤怠管理を連携させる

変形労働や週の所定労働時間、36協定、変形休日制など、複雑な就業形態を取り入れているケースが多い小売業。シフト管理システムだけでは漏れのない法令遵守は 困難です。勤怠管理システムと連携させることで、変形労働のエラーチェックや年少者や外国人留学生の労働時間チェックなど、法令違反のリスク回避が促進されます。

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従業員の過重労働

小売業は全産業と比べても労働時間が多く、休暇の取得日数が少ない傾向にあります。特に店舗の店長・マネージャーはアルバイトやパートタイマー が休んだ日やシフト調整で出勤するケースが多く、労働時間が長くなりがちな傾向にあります。ただし、過重労働が頻発すると長時間労働の上限規制や過重労働による従業員の健康が損なわれるなど、労務リスクの観点からも問題になっています。

よくあるケース

  1. アナログで勤怠管理をしているため、労務担当者が月締め処理をしてはじめて過重労働に気付く
  2. 慢性的な残業が蔓延し、 従業員の健康が損なわれる
  3. 過重労働に不満を持つ従業員が労基署へ報告する可能性がある
従業員の勤務状況をリアルタイムで確認する仕組みを導入

勤怠管理システムを導入することにより、月締め処理を行う前に従業員の勤怠状況を確認することが可能です。労働時間が超過しそうだったり休みが十分に取れていない従業員がいれば事前にアラートで通知してくれるため、過重労働を未然に防ぐことができるようになります。

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現場の責任者が労務管理にまで手が回らない

店長・マネージャーは、店舗の売上管理や従業員のシフト管理などの本業に意識が向き、労務管理を疎かにしがちです。また、就業規則や労働基準法に詳しくない人が多いため、労務管理をどのように行うかが分からないケースもあります。

よくあるケース

  1. 人事担当者以外、自社の就業規則を 正確に把握出来ている者がいない
  2. システムを利用しているが、未然に法令違反を防止するチェック機能が不十分
“次に何をすればいいか”を教えてくれる勤怠管理システムを選ぶ

多くの勤怠管理システムにはアラート機能が実装されていますが、現場責任者の負担を減らすためには、そのアラートの内容がポイントになります。 何が問題となっていて、“次に起こすべきアクション”を教えてくれるアラート機能が備わっているかをチェックしましょう。

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店舗(事業所)単位で雇用契約書を締結したい

慢性的な人手不足の小売業界において、人材確保が重要な課題です。長期的に働ける従業員を獲得 したいところですが、中短期的に働ける人材を、迅速に採用することで労働力を確保するケースもあります。その場合、仮に採用が決まっても雇用契約がスムーズに行えなければ、効率的な人材補充が難しくなります。

よくあるケース

雇用契約書を各店舗で行えるようなシステムを導入する

雇用契約書は本部の人事・給与システムから発行されることが多く、店舗ではアクセスできない領域になっていることが一般的です。一方、勤怠管理は店舗 単位でシステムが導入されるため、勤怠管理システムに雇用契約書を発行する機能があれば、店舗で雇用契約書の発行・締結を完了することが可能です。

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シフト表の自動作成率90%
小売業の労務課題を解決する「e-AMANO シフト作成支援サービス」

「e-AMANO シフト作成支援サービス」は、各従業員からスマートフォンで集めた希望シフト、曜日別や時間帯別 の業務量の違い、従業員のスキル・経験・適性などの データを基に、自動でポジション(役割)に応じた適正な人員を配置します。年少者の労働制約、外国人留学生 の雇用など、様々な法律・法規を考慮したシフト作成で労務リスク対策も万全です。

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小売業向け 勤怠管理システムの選び方 - よくある「お困りごと」5選から解説 -

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小売業が抱える労務課題を、よくあるお困りごととその解決方法をあわせて解説しています。 本ページで解説した課題に対する解決策を、より詳細にまとめた資料をご用意しました。新たに勤怠管理システムの導入を検討している方はもちろん、シフト作成や管理に課題を抱えている現場の方にも役立つノウハウが盛りだくさんです。ぜひご活用ください。

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