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テレワーク導入時の勤怠管理の課題を解決!注意点やツール選びのコツを解説

2021.01.27

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、テレワークを導入している企業が増加しています。内閣府の「新型コロナウイルスの感染拡大に伴う生活意識や行動の変化に関する調査」によると、テレワークを経験したことがあると回答した割合が全国で34.6%、東京23区では55%という結果も出ています。沈静の目途が立たないこの状況下で、テレワークという新しい働き方は定着化しつつあります。

一方で、急遽テレワークを取り入れざるを得ず、その対応に悩まされている人が多いのも事実です。特に勤怠管理については、遠隔で管理できる体制が完全に整っていない状態でのテレワーク導入を余儀なくされてしまった担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、テレワーク時における勤怠管理の課題と、解決のために何をすべきかを具体的に解説します。これからテレワークを導入しようとしている方も、ぜひお役立てください。

テレワークと勤怠管理の課題

テレワーク時の勤怠管理において、以下の3つの課題を解消する必要があります。

1.従業員の時間管理が難しい

多くの労務担当者を悩ませているのが、従業員の労働状況を把握することです。

テレワークの場合、従業員同士が顔を合わせて働く状況ではないため出勤状況が見えず、誰がどれだけ働いていたのかを実際に確認することは困難です。

まず最低限対応しておくべきことは、職場と離れていても出退勤を打刻できる仕組みを取り入れることです。タイムカードを打刻しにオフィスへ出社するといった出退勤管理を実施している場合には、既存の仕組みを変更する必要があります。

さらに一歩進んで、労働状況を把握するには、オンライン上でリアルタイムの勤務状況が確認できるスケジュール管理ツールや、従業員同士が気軽に情報共有できる社内SNSを利用する方法です。在宅勤務では、オフィスのように他者の目に晒されているという緊張感が薄れるため「いつどのように仕事をするか」は個々人に委ねられています。そのため企業側は、適切に従業員を管理する体制を整えなければなりません。ツールをうまく利用することで、離れた場所にいる従業員の勤務状況をある程度把握することができるようになります。

2.職種・雇用形態など人によって勤務条件にバラつきがある

テレワークを全社的に導入しようとしても、職種によっては難しい場合があります。例えば接客や製造など、現場にいることで業務が遂行できる職種は、その場で出退勤ができる仕組みを継続することができます。一方で、テレワークと相性の良い事務職やシステムエンジニアなどの職種であれば、自宅やサテライトオフィスのような遠隔地で出退勤を申請できる仕組みが求められます。

こうした勤務形態が異なる場合でも、不平等が出ることなく勤怠管理ができる仕組みを導入することが必要になります。

3.人事評価の基準が曖昧になる

勤怠管理の大変さもさることながら、従業員がどのような業務を行ったのかという評価基準が曖昧になってしまうことも、重要な課題です。

テレワークの場合は、なかなかコミュニケーションを取ることが難しいため、評価するための基準が目では見えにくいという欠点があります。また評価基準の設け方に関しては、職種によっても難易度に差が出てしまいます。

例えばエンジニアなどの技術職は成果物の進捗などで、営業であればアプローチした件数や成約件数などの数値で管理することができるため、それほど難しくはならないでしょう。しかし、バックオフィス系(人事・財務)の業種の場合は、何を基準に業務評価をしたら良いのかが曖昧なため、正当な評価を下すことが難しいです。

テレワークでは何を以って評価するのか、基準が曖昧になるのもテレワークなため、勤怠管理を行う際の大きな課題となっています。

テレワーク時における勤怠管理方法

それでは、テレワーク時における勤怠管理でよく利用されている方法を3つご紹介します。

Excelで管理

Excelやスプレッドシートの勤怠管理では、社員自らシートに勤務時間や業務内容を入力する方法をとります。無料で開始できるため、導入ハードルが低く取り入れやすいです。

しかし従業員任せの勤怠管理となり、従業員自身が責任を持って勤怠管理を行わない場合は、虚偽の時刻を申請する可能性も高くなります。

また、労務担当者は従業員が毎日しっかり打刻しているか、打刻漏れがないかをチェックする必要があります。締め日に確認作業が発生することは把握しておきましょう。

メール・電話で管理

出退勤時にメールや電話をすることで、勤怠管理を行う方法です。
特別な準備がなくても実施できる方法であるため、テレワークを迫られた企業が取り入れやすいことが特徴です。
ただし、毎回メールや電話で確認しなければならないため、管理する側の業務が煩雑になり工数が増えてしまうというデメリットがあります。

実施しやすくもありますが、コミュニケーションコストが生まれてしまうことを考慮する必要があります。

勤怠管理システムで管理

近年注目されているのが、勤怠管理システムを導入して管理する方法です。
勤怠管理システムは、文字通り勤怠管理のために作られているため「勤務時間管理」「残業申請」「勤務スケジュール管理」などをまとめて行うことができるものが一般的です。これまでバラバラに管理していた「勤務時間管理」を、一元化して管理することができるため、正確にそれぞれの数値を把握できるのもメリットの一つです。

また、出退勤はインターネットを介して行うため、オフィス以外でもパソコンやスマートフォン等の端末から打刻することができます。

勤怠管理ツールを導入すると、労務担当者の業務量を圧倒的に削減できることも、需要が高まっていることの要因でもあります。

テレワークに対応する際の勤怠管理システムの選び方

それでは、テレワークに有効な勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを解説していきます。すでに勤怠管理システムを導入している場合も自社の状況と照らし合わせて、テレワークへの対応可否を確認しましょう。

  1. 打刻方法の多様さ
    ─ 遠隔対応は必須。営業職など外出が多い職種にはモバイル対応も。
  2. 各種申請への対応
    ─ 休暇申請や残業申請、休日出勤申請などがオンライン上で完結する。
  3. 自社の要望を満たす機能
    ─ 例えば、給与管理と連携させたいなど、特定の課題を解決する機能があるかを確認する。
  4. 使いやすさ
    ─ 従業員のITリテラシーに左右されないユーザーインターフェースかどうか。
  5. コスト・サポート体制
    ─ 自社の規模や担当者の業務負担を軽減するに見合ったコストかどうか。

勤怠管理システムは、Excelやメール・電話などで勤怠管理を行うよりも、勤怠管理にかかる業務を簡略化してくれます。導入するだけで、労務担当者の時間とコストを削減することも大いに期待できます。

まとめ

いざテレワークを進めたいと思っても、勤怠管理が上手くできない会社も少なくありません。一時的な対策としてExcelやメール・電話といったものを使用するのもよいですが、長い目でみると勤怠管理システムが結果的に業務効率やコスト面で有効であると言えます。

会社にとっても従業員にとっても快適なテレワークを可能にする勤怠管理システムの導入をぜひ検討してみてください。

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