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テレワーク環境での部下のマネジメントや人事評価が難しく苦労しています。評価のポイントなどを教えてください。
公開日時：2021.07.29 ／ 更新日時：2022.03.09Q. テレワーク環境での部下のマネジメントや人事評価が難しく苦労しています。評価のポイントなどを教えてください。
100人前後の中小企業で働く管理職です。コロナ禍以降、テレワークで仕事をする部下を管理していますが、オンラインでのマネジメントや人事評価が難しいと感じています。部下の仕事ぶりが見えず、雑談によるコミュニケーションも減ったことから、勤怠管理システムの出退勤確認や部下からのメールでの業務報告だけでは十分にマネジメントができず、業務の進行に支障が出る場合もあります。テレワーク環境下でもマネジメントや人事評価を円滑に行うための解決策はありますか？
A.自律型のマネジメントに移行しつつ、定期的な1on1や目標設定の振り返りを実施し、人事評価の納得度を高めましょう。
テレワーク環境下でコミュニケーション機会を増やし、人事評価に生かすため「1on1で部下と話す機会を増やす」「定期的に目標設定と振り返りを行う」などの施策を実施しましょう。テレワーク中にこれらの施策を実施する際、Webミーティングツールの活用は必須です。
定期的な振り返りや1on1を通じた部下の報告を聞くことで「仕事の成果」というアウトプットだけでなく、部下が目標に向かってどんな姿勢や方法で取り組んだのかという「プロセス」についても理解できます。プロセスとその結果の理解を通じた評価を行うことで、評価者、部下双方にとって納得感のある人事評価につながります。
また、テレワーク中の業務における生産性アップを実現するには、上司が直接指導するマネジメントのスタイルから、部下が自律的に業務をできるよう支援する「自律型のマネジメント」への転換も必要です。上司にとって負担が多いマネジメントから、個人が自律的に仕事を勧めつつチーム全体でフォローしあう体制を採用することでテレワーク中の成果の最大化につながります。
1. テレワーク環境下で起きるマネジメント課題
テレワーク環境下では、「日常的なコミュニケーションの減少」「部下の仕事ぶりを確認することが難しい」「チームビルディングがしづらい」などのマネジメント課題が多く生じます。特に、これまできめ細やかな指示や直接指導を行ってきた上司は、非対面で行うテレワーク時のマネジメントに苦戦する場合があります。
また、テレワークをする上では不正アクセスやマルチウェア感染による情報漏洩が起きないよう、セキュリティ対策を行わなければなりません。社外から社内の情報にアクセスできるようにVPNを導入する、ウイルス対策ソフトをインストールするなどハード面での支援に加え、部下に対してセキュリティ教育を実施する必要もあります。
中小企業が実施すべきテレワーク中のセキュリティ対策についての詳細は総務省の「中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き」に掲載されているチェックリストを参考にしてください。
このほか、テレワーク時は出社時のように「企業の経営方針や理念」を経営者やマネージャーが直接伝える場がないため「会社で働く意義」や「業務をする上でのモチベーション」の確認がしづらくなります。改めてトップや管理職が自社の理念やミッションについて語る場を設け、テレワークをしている従業員にメッセージを定期的に送るといった方法を採用する必要があります。
2. テレワーク環境下で有効なマネジメント方法
テレワーク環境下では部下の仕事ぶりが直接見えないため、きめ細やかな指示や直接指導を行うマネジメントスタイルから、部下が自律的に働くために支援する「自立支援型マネジメント」への転換が必要となります。
自立支援型マネジメント
- 自律的に業務ができるよう部下に仕事を任せる
- 直接指導ではなく、部下の業務に必要な情報を提供する
- 部下が自分で仕事を振り返る機会や方法を上司の側から提供する
- 部下の精神的な支えになるようなサポートをする
自律的な働きかたを促すための支援として、Webミーティングツールを介し「1on1で話す定期面談を設ける」「定期面談で部下が立てた目標設定と振り返りを行う」などテレワーク環境に合ったマネジメントを実施しましょう。この積み重ねがテレワーク環境下でも納得感のある人事評価につながります。
またテレワーク環境下では出社時以上に「業務評価の見える化」が重要です。テレワーク中には見えづらいプロセスと結果を、こまめにアウトプットする仕組みを導入しましょう。
具体的には、
（1）今月、今週、今日などの単位で何を達成するのか業務目標を設定
（2）その期間の間に目標が達成できているか確認する
（3）目標の達成度に応じて、新たな目標を設定
というサイクルでアウトプットを行います。業務への姿勢や成果を記録しておくと、半期ごとや年に一度の査定の判断材料にもなります。
3. 管理職の負担軽減のための施策の例
テレワーク環境下で負担が集中しがちな管理職の負担軽減の方法を2つ紹介します。
・上司中心のマネジメントからの脱却
上司に依存しがちなマネジメント体制を、自立支援型マネジメントやチームワークを重視した体制に変えていく方法です。チームワーク重視の業務体制は具体的に以下のような方法で行います。
- 上司対部下個人、ではなくメンバー同士で進捗確認を行う
- メンバー全員がオンライン上で閲覧できるスケジュール表で予定を確認する
- 上司へまとめて相談や報告をする補佐役を選任する
「全員が上司・マネージャーをフォローする立場である」という意識を持ってもらうこともテレワーク環境下においては重要です。
・管理業務のシステム化を進める
テレワーク環境下で管理職の管理業務の負担を減らすには、アナログ管理からシステム化できる部分は積極的にシステム導入で効率化していくことが必要です。
在宅勤務でもリアルタイムで出退勤記録が残せる勤怠管理システムの導入、申請書類の管理がオンライン上で行えるワークフローシステムやグループウエアの導入、ハンコ出社の必要がない電子契約システムの導入などが挙げられます。自社でシステム化できる業務はどれか、各業務で非効率な部分を洗い出したうえで、効率化の優先順位が高いものからシステム化を進めましょう。
まとめ
テレワーク環境下では部下の顔が見えず、コミュニケーション機会も減るため従来のマネジメント方法では管理職に負担がかかり、人事評価も不透明になります。非対面のテレワーク環境下では、定期的な1on1面談やスパンの短い目標管理と振り返りを導入するなど、成果とプロセスを両方重視した進捗確認や人事評価の工夫が必要です。
また、上司がマネジメント全般を担う従来型のマネジメントから「自立支援型マネジメント」への転換も必要です。従業員一人ひとりの自律に加え、課内や部内のチームワークを重視した業務体制を整備することで、上司の負担を軽減できます。このほか、労務管理や勤怠関連の申請業務などをスムーズに行うツール・システムの導入も管理職の負担削減には欠かせません。テレワークを効率的に進めるために、優先度の高いシステムから導入を検討しましょう。
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