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RPAとは?メリット・デメリットや人事・総務領域での活用例を解説

公開日時:2021.12.08

これからの時代、人材不足は解決すべき大きな課題です。人材不足を解消する手段として注目されているのが、人が行ってきた業務をロボットで自動化する「RPA」です。この記事では、RPAの特徴や導入するメリット・デメリット、導入のステップを解説します。また、人事・総務領域におけるRPAの活用例も紹介します。

RPAとは

RPA(Robotic Process Automation)とは、今まで人間が行ってきた業務をロボットにより自動化することです。人材不足が課題となっている中、業務を効率化できるものとして期待されています。ここではRPAが注目される背景や特徴をご紹介します。

RPAが注目される背景

RPAに注目される背景は、少子化による人材不足と労働生産性の低下です。

日本では少子化が進んでおり、労働力の中核である15歳~64歳の生産年齢人口が減少傾向にあります。これに伴い企業間で人材獲得競争が激化しており、人材不足が課題となっている企業もあります。RPAで業務を自動化し、人手不足の課題を解消しようと注目が集まっています。

また、公共財団法人日本生産性本部の「労働生産性の国際比較」によると、日本の労働生産性は主要先進7か国中最下位です。労働生産性向上のためには、「短時間で業務をこなす」という意識改革が必要となってきます。ノンコア業務と呼ばれる定型業務をRPAで自動化し、利益を生み出すコア業務に集中できる体制を整備するために、RPAを導入する動きが増えています。

RPAの特徴

RPAの特徴は「決められたルールの動作を繰り返すこと」です。人間が同じ作業をずっと続けていると、作業にムラが出てミスや効率の低下につながります。ロボットであれば同じ作業をミスなく繰り返し行えるため、業務効率を最大限向上させることが可能です。RPAに適している業務を以下の表にまとめました。

RPAに適した業務具体的な内容
データやテキストの入力社内システムやアプリケーションにデータ登録するときの入力を自動化する。
データやテキストの転記データを別のシステムやアプリケーションに転記する作業を自動化する。
データの集計や表・グラフの作成収集したデータを集計し、表やグラフを自動で作成する。
データの照合複数システムやアプリケーションのデータを比較し精査する作業を自動化する。
データの監視や警告データを24時間監視し、異常があればユーザーに警告する作業を自動化する。

ただし、ロボットは指示通りにしか動かないため、例外的な状況が起きると作業をストップしてしまう場合もあります。このような事態に備えて、あらかじめ例外的な状況での動作の指示が必要です。

RPAとAIとの違い

RPAとAIには「自律的な判断ができるかどうか」という大きな違いがあります。RPAはあらかじめ設定した作業をミスなく正確に繰り返すことは得意ですが、自律的な判断はできません。一方、AIは業務を進めていきながら自分でデータを分析し、状況に応じた判断が可能です。RPAとAIの特徴を簡単にまとめました。

RPAあらかじめ設定した作業をミスなく正確に繰り返す
自律的な判断はできない
AI業務を進めていく中で、自分でデータを分析する
状況に応じた判断ができる

RPAとAIはそれぞれで使うこともできますが、組み合わせて使うことでより高度な作業を自動化できる可能性があります。例えば、AIが領収証の日付・金額・会社名を瞬時に読み取ってデータ化したものを、RPAでシステムやアプリケーションに自動的に転記できるようになります。RPAとAIの良い部分を活用してより高度な作業を自動化し、従業員がコア業務に集中できる時間を作ることが今後重要になります。

RPAのメリット・デメリット

RPA導入の前にメリットとデメリットを把握し、どちらの面も理解した上で導入するか選ぶことが重要です。ここではRPAのメリット・デメリットについて解説します。

RPAのメリット

RPAの大きなメリットは「業務効率化」と「経費削減」です。

RPAは決められたルールの元、同じ作業を24時間休みなく繰り返し続けることができます。人間よりもスピードが早く、ミスなく処理することが可能なため、業務効率化につながります。従業員は自身のコア業務に時間をかけられるようになり、業績の向上も期待できます。

もしRPAを導入せず、全ての業務を従業員が行うとすると、業務処理が追い付かず、従業員が残業をする、人員の補充をするなどの対応が必要です。そうなれば、コスト増の懸念も生じます。RPAを導入することで業務の自動化ができ、人件費を抑えることも可能です。また、従業員にかかる負担も減らすことができるため、働き方改革の推進も期待できます。

RPAのデメリット

業務を自動化でき、業務効率化につながるRPAですが、情報漏えいやロボットの不具合が生じる恐れがあるところが注意点です。

例えば、ネットワークにつながったサーバーにRPAをインストールしていると、外部からの攻撃により情報漏えいする可能性があります。情報漏えいを防止するためはIDやパスワードの暗号化、アクセス権限の設定やログの監視を行うなどの対策を立てる必要があります。

そして、RPAはシステム障害やサーバーダウンにより作業が停止する可能性があることも忘れてはなりません。重要なのは、ロボットが止まったときの対応方法が決まっているかという点です。個人に頼った管理になっていると、トラブルの発生時に担当者が不在であれば復旧できません。マニュアルやルールを作り、トラブルに対処できるよう準備が必要です。

人事・総務領域におけるRPAの活用

人事・総務領域でのRPAの活用例を4つご紹介します。RPAで使える具体的なツールについては「【人事向け】HRテクノロジーとは?業務効率化につながるHR Techを解説」「【総務・労務】HRテクノロジーとは?業務効率化につながるHR Techを解説」で人事向けと総務・労務向けに分けて解説していますので、ぜひご覧ください。

採用業務

採用業務には、面接や試験の採点、面接日程の調整、各種連絡といったものが含まれます。RPAによって、面接以外の業務に関しては自動化が可能です。また、採用管理システムを導入している場合は、応募者のデータ登録もRPAで自動化できます。

これにより、採用担当者は採用につなげるための施策を考える時間や内定者のフォローなどに時間を割けるようになり、採用力の向上が期待できます。

経費精算

RPAを導入することで、交通費や出張費、接待費などのレシートや領収証のチェックや計算の自動化が可能になり、従業員の負担軽減につながります。例えば、従業員から申請された領収書と金額に違いがないかをチェックし、NGであればチェック担当者へ、問題がなければ最終承認者へ回すように設定すれば、工数の大幅な削減と見落としのような人的ミスの軽減が期待できます。

人事情報管理

RPA導入で従業員の個人情報管理を自動化できます。例えば、従業員が住所変更をした場合、交通費の変更や各種書類の変更が必要です。担当者が手作業で行うと入力ミスや入力漏れなどの人的ミスが発生するかもしれません。事前にRPAで住所変更に伴って変更が必要な項目を設定しておくと、早く正確に反映できます。

勤怠管理

RPAの導入で従業員の勤務時間や時間外労働時間の集計、有給休暇残日数の確認などの作業を自動化できます。ロボットが集計した情報から、エラー情報をまとめ直して各部門に連絡したり、時間外労働時間の増えている従業員に対して注意を行ったりといった活用ができます。また、RPAによって算出した勤怠情報をエクスポートし、給与システムと連携すれば、時間外手当や通勤手当、保険料の控除などを含めた計算の自動化も可能です。これらによって、毎月月末や月初に人事担当者にかかっていた負担を軽減する効果が期待できます。

労務管理

RPA導入により、入退社手続きなどの労務業務の自動化ができます。入退社する従業員の情報をまとめておけば、その情報をロボットが取得し、入社の場合は「社員マスタへの自動登録」「各種IDの作成」「権限付与」などが行えます。退社の時は「IDや権限の削除」といった作業が自動化できます。

RPA導入のステップ

RPA導入までのステップは次の通りです。

【STEP1】自動化したい業務をすべて洗い出す
【STEP2】洗い出した業務に優先順位をつけて自動化する業務を決める
【STEP3】必要な機能が備わっているRPAツールを検討する
【STEP4】RPAツールをテスト導入し、使いやすさや自動化した効果を検証する
【STEP5】ツールを本格導入し、保守・運用する

RPA導入ステップの中でも、自動化する業務の優先付けと効果の検証は重要です。自社の課題を把握した上でテスト導入し、効果があったのかを検証しなければ、業務効率化につながらない恐れがあります。また、RPA導入後の保守・運用にRPAの知識やツールのノウハウを持つ従業員を担当者にすることも重要です。もし、自社で対応できないのであれば、サポート体制が整っている業者を選択する必要があります。

RPA導入を成功させるためには、いきなりすべてを変えるのではなく、小さなところから始めてください。大きく変えてしまうと従業員が混乱してしまい、結果として業務効率が低下する可能性があります。

まとめ

RPAは、ロボットによって定型業務を自動化することです。業務効率の向上や経費削減につながるため、さまざまな企業がRPAを導入するようになり、現在では多くのロボット導入例や活用例が出てきています。その中で上手く活用している企業は、RPAによって自動化する業務を選定した上で、運用体制を整えてから導入しています。

人事・労務関係はRPA導入の効果が出やすい分野です。まずは、自社の課題をしっかりと把握してからRPAの導入検討を進めることが重要だといえます。

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