大規模企業の勤怠管理課題をカスタマイズなしで解決！小売業界の悩み解消の一手は「アラート機能」

株式会社カクヤス様
人事部　福永様

業種：

サービス小売
拠点数：

246拠点　※グループ会社含む
（2022年12月現在）
対象規模：

約4,800人
運用開始：

2021年11月～

事業内容：
企業の特徴：東京都23区を中心に酒類等の販売を行う。業務用販売と家庭用販売の両方のお客様に対し受注からお届けまで一貫して自社で提供するワンストップのサービスを展開する。

所在地：
〒114-0003　東京都北区豊島二丁目3番1号

導入の目的

既存の勤怠管理システム保守契約満了に伴う入れ替え

保守・改修のコスト減

現場の勤怠管理を効率化
導入製品

1. カスタマイズしすぎて既存システムの継続利用が難しい状態に

Q：導入の背景について教えていただけますか？

従来の勤怠管理システムは5年ほど利用していましたが、契約満了のタイミングが近づいていて、継続利用するためにはバージョンアップを行う必要がありました。

当社の勤務形態は特殊で、それに合わせてシステムをしっかりカスタマイズをしていたんですね。それを新しいバージョンへ移行するには、新規でシステムを構築するのと同じくらいの手間とコストがかかることが分かりました。また、既存システムだとカスタマイズの影響もあるのか、勤怠締め処理などの動作が重いと管理者からクレームも少なくありませんでした。それならば、既存システムにこだわらずとも、法改正や特殊な勤務形態にスムーズに対応できる新しいシステムを入れることも検討しようという運びとなりました。

2020年下期頃から新システムの検討を始め、2021年春にはTimePro-VGの導入を決めていました。検討の際は3,4社ほどにプレゼンをしていただきましたが、当社の勤怠課題である「打刻漏れ」や「勤怠エラー」への対応がアマノ社のTimePro-VGなら解消できそうという手応えがありました。加えて、元々アマノ社のタイムレコーダーを利用していたこと、実は何世代か前のTimeProを使っていた実績があり、馴染みがあったというのも導入の判断に影響していたと思います。

2.カスタマイズなしでも法改正対応が可能。ダイレクトに勤怠管理の課題を解消できる

Q：TimePro-VG導入のきっかけを教えていただけますか？

当社の勤怠管理の重要課題が、先に挙げた「打刻漏れ」や「勤怠エラー」にありました。各店舗では、打刻漏れ、勤怠エラーは個々人で確認する必要があり、人事が声をかけなければ漏れやエラーに気付けない状態で、
勤怠管理者の負担が大きかったんです。店舗での勤怠管理をスムーズに行いたいと思っていたところ、TimePro-VGのアラート機能は非常に役立つと感じました。この機能は、打刻漏れや勤怠エラーが発生したらその旨を管理画面のトップページにアラートで告知してくれるので、人事の声かけがなくても店舗自体で処理が完結でき、非常に便利です。

それに加えて、当社の応援勤務にも対応できる点が決め手になります。応援勤務とは、ある店舗で働いている従業員が、助っ人として一時的に別の店舗で業務を行うことを言います。
人件費自体は応援先の店舗に付くことになるため、処理が煩雑になりがちでした。これが当社の特殊なところで、カスタマイズなしでは対応が難しい状態でした。しかし、TimePro-VGでは、全ては難しいものの元々備わっている機能内で十分運用ができそうだったため、システムのポテンシャルを信じてこちらに決めました。

当社でやりたいことは費用をかけてカスタマイズをしなければならないと思っていたところ、TimePro-VGはパッケージで備わっている機能自体が高性能で汎用性が高かったこと、そもそも課題としていた店舗での勤怠管理をスムーズに行うようにしたいという要望にも応えられるシステムだったことが、導入の決め手となりました。

自社に適したアラート機能

TimePro-VGのアラート機能は、どういった案内を出せるかを設定することができます。従来のシステムでの言い方をTimePro-VGでは同じ文言で設定できるので、
従業員にとってもストレスなく受け入れることができました。当社独自の言い回しもありますので、アラートメッセージを自由に設定できることは新システムの浸透が上手くいった要因でもあります。店舗での使い勝手も格段に上がり、人事部門で勤怠エラー等に対応する時間が削減されました。
アラートは複数登録できるのですが、内容や表示させる優先度などは悩みどころなので、アマノ社のSEの方に他社事例などもご紹介いただきながら決定しました。

自由に設定できるアラート画面

保守コスト2割削減

これまではカスタマイズが前提だったため、保守や改善の度に相応のコストがかかっていました。その点、TimePro-VGは、当社専用ではないですが、すでに備わっている機能内で当社が実現したい内容が代替できる高機能なシステムでした。やりたいこととシステムでできることが合致し、その分以前のシステムと比べて2割ほどコスト削減できたのは大きな成果と言えます。

特殊な応援勤務もTimePro-VGの機能内で解決

変形労働制への対応

当社は変形労働制をとっていますが、所定労働時間と公休数を設定しており、月間の労働時間、シフトと実働が合致していない場合もアラートを出しています。その他インターバル時間、有給休暇取得義務などもアラートで管理しており、法律遵守の面でも重宝しています。

3.現場スタッフの利便性を最優先に

Q：TimePro-VGを活用して、今後実現したいことはありますか？

現状、オンプレミスでTimePro-VGを運用していますが、今後を見据えてクラウド化したいなと考えています。その背景として、今はイントラでのみTimePro-VGを使える状態なのですが、スマホやタブレット端末を使用して外からの打刻や届出を可能にし従業員の利便性を追求したいというところです。ただ、セキュリティのハードルも高いため、近々はこのまま運用する想定です。将来的にはTimePro-VGの機能を最大限に生かして、全従業員の勤怠管理に対する手間を最小限にすることが、人事部門の努めだと考えています。