“マニュアルがなくても使えるシステム”で労務コストを大幅削減！地域ごとに異なる勤務形態にも対応

株式会社ウォーターエージェンシー様
人事部部長　竹中様
人事部チーフマネージャー　結城様

業種：

サービス
拠点数：

約400箇所（2022年3月現在）
対象規模：

約4,000人
運用開始：

2018年10月～

事業内容：
企業の特徴：上下水道施設等の運転管理をはじめとし、水に関連するさまざまな事業を展開。60年以上にわたる上下水道施設等の運転管理で培ってきた技術やノウハウに加え、最新のICT、IoT技術を駆使した安全・安心で効率的な運転管理を提供している。

所在地：
〒162-0813　東京都新宿区東五軒町3-25

導入の目的

アナログの勤怠管理からの脱却

労務管理の効率化

労務データの分析

コンプライアンス遵守
導入製品

1. 派遣社員の契約形態変更を機に、全社的に紙書類による管理から脱却を図る

Q：導入の背景について教えていただけますか？

2017年頃に、約940人の派遣社員の契約形態を月額契約から日額契約に変更することを契機に、勤怠管理システム導入の検討を始めました。しかし、導入のメリットは派遣社員にとどまらず全体的なものであることから、全社員を対象とした勤怠管理システムを再検討しました。2018年に働き方改革関連法案が成立したことも大きな要因でした。

勤怠管理システムの導入前は、手書きの出勤簿や各種休暇届等を利用し、自己申告制による勤怠管理を行っていました。人事部では確認および集計作業をするのに非常に時間がかかるだけでなく、転記ミスや確認漏れが発生するなどの課題がありました。

2.マニュアルなしでも操作できること、多種多様な勤務パターンへ対応可能なシステムであることが条件

Q：TimePro-VG導入のきっかけを教えていただけますか？

当初は、人事基幹システムのアプリケーションを利用した勤怠管理システムを社内で構築することを検討しましたが、リソース面や構築までの時間等の制約があったため、導入実績が豊富でかつ柔軟な対応をしていただけるメーカ－から選定することにしました。

大前提として従業員約4,000人が使用するため、PCや法令の知識の有無に関わらず誰もが簡単に操作できるシステムである必要がありました。さらに、業務委託契約の関係上、全国的に様々な勤務形態があることから、その複雑なシフトパターンに対応でき、システム保守が属人的にならないようなシステムを選定することにしました。

いくつかの製品を検討した上で、最終的にアマノ社のTimePro-VGを選定したのですが、他社製品と比較して、特に優れていた点は以下のとおりです。

操作性
基幹システムとの連係
労務データ分析のしやすさ
運用開始から運用後のサポート範囲

これらに加え当社では過去にアマノ社のタイムレコーダーを導入した実績があり、製品への信頼性と手厚いサポート体制から、「アマノ社」に決定しました。

データ集計の工数を大幅削減

TimePro-VG導入前は、出退勤時間、時間外、欠勤や早退時間なども手書きで申請していたため、拠点ごとにこれらを確認し、手作業で出勤簿をまとめ、集計表を作成していました。さらに人事部では各拠点から提出された出勤簿および集計表を確認したうえで、これらをもとに給与基幹システムへ勤怠データを入力するなど毎月の締め作業に相当数の工数がかかっていました。
TimePro-VG導入後は、社員が各拠点に設置されたタイムレコーダーへの打刻や、TimePro-VGで時間外申請や休暇申請等を行うと、それらの勤怠データはシステム上で集約されます。
これにより拠点ごとに行っていた残業や休暇日数の集計、人事部で行っていた勤怠データの入力に係わる作業工数を大幅削減できただけでなく、入力ミス等のヒューマンエラーが減り、精度の高い勤怠データを収集することができました。

また、TimePro-VGの特長でもあるアラート通知機能のおかげで、社員自身が打刻漏れや申請漏れに気付き、一定の対応が簡単にできるようになったことで、各拠点や人事部は勤怠データの確認に係わる工数を削減することができました。

何をすればいいかがすぐ分かるアラート機能

勤怠データをタイムリーに取得し、コンプライアンス違反を未然に防ぐ

TimePro-VG導入前は、出勤簿や集計表が人事部に送られてくるまで、人事部は社員の勤務実績を把握できず、残業や休日出勤等の問題が締め処理時に発覚するという課題がありました。
TimePro-VGでは社員の勤怠データをタイムリーに把握ができることに加え、労働時間の上限規制や法定休日出勤回数などが労働基準法に抵触しないよう、アラート通知機能を活用した対応がとれるので安心です。

コンプライアンスを意識したお知らせ

紙書類の大幅削減と検索性の向上

出勤簿や申請書類を紙書類で管理していたころは、保管スペースが必要でした。また、特定の出勤簿等を求められた場合、膨大な保管資料の中から探し出さなければなりませんでした。

それが今ではTimePro-VGを検索すればすぐに見つかるので、作業コストは大幅に削減できたと言えます。
また、各種の申請がデータベース化されたことで、用紙の購入や印刷、保管に係わるコストも大幅に削減できました。

見たいデータがすぐに見つかる

3.勤怠管理のさらなる精度向上を目指す

Q：TimePro-VGを活用して、今後実現したいことはありますか？

TimePro-VG導入により勤怠データの見える化を実現しました。それにより新たな課題も生まれています。例えば、当社の特徴として業務委託契約の関係上、多種多様な勤務パターンがあり、今は地域ごとの実情にあわせた運用をしています。しかし、これを続けていくとシステム自体が複雑化して都度改修が必要になります。軽微な調整であれば簡単に設定を変えられるので問題ないのですが、改修コストを下げるためにも運用の見直しを進めています。

また、TimePro-VG導入前よりは勤怠データの集計作業は圧倒的に楽になりましたが、まだ入力間違いや入力漏れなどが一定数ある状態です。社員にTimePro-VGの使い方や運用の目的を積極的に周知し、これまで以上に精度の高い勤怠管理を実施していきたいと考えています。

まだまだ活用できていない機能もあると聞いておりますので、アマノ専任SEに相談しながらすべての社員が快適に使えるシステムの実現を目指します。