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各種申請書のシステム化による書類管理業務の廃止と紙コストの削減

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    サービス

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課題
各種申請書のシステム化による 書類管理業務の廃止と紙コストの削減
解決策
社員全員が閲覧できる勤怠管理システムによる意識改革
選定のポイント

社員全員が閲覧できる勤怠管理システムによる意識改革

背景と課題

グループ会社の勤怠管理を一元化するシステムの検討

グループ会社の共同システムの第一号として勤怠管理システムを検討しました。
以前から各社それぞれに勤怠管理を行っていましたが、様々な課題もありました。
例えば、勤務時間集計ソフトへ出退勤時刻を手入力していた事業会社では、客観的な打刻を行えていない点が課題でした。また、管理者しか使用できない勤怠管理システムを利用していた会社では、管理者以外が社員の勤務時間を把握するのに時間がかかりました。さらに、いずれの会社も月末に勤務時間の確認や集計を実施していた為、月末の業務負担がとても大きかったです。
この現状を改善すべく共同システムの構築にあたっては、客観的な労務管理や働き方改革に対応し、コンプライアンスの遵守に適したシステムを検討しました。

導入と効果

各種申請書のシステム化による書類管理業務の廃止と紙コストの削減

時間外勤務や休日出勤については勤怠システムの利用と並行し紙の命令簿による運用を行っていました。この命令簿に沿って、業務を実施し、実績について承認が行われた段階で勤怠システムへ入力を行っていました。そのため、システムと紙書類の二重で管理を行っていました。書類に関しては、1人ずつ命令簿があるため、月末には膨大の量の書類を管理すると共に、保管しなければなりません。各部門における入力工数や管理工数はとても大きいものでした。

TimePro-VGを導入してからは、社員ごとにシステムで申請が行え、所属長が承認することで情報が反映されるため、紙書類の管理から開放されました。以前の管理方法には絶対に戻れないほどの業務工数削減です。
また休暇申請においてもシステムより行えて、休暇管理においても取得状況の確認や残数が自動計算されるため正確な管理を行えるようになりました。
外出が多い所属長などは、スマートフォンからの承認作業を行える機能を追加しており、申請承認作業が滞ることもありません。

システム化による脱ハンコ！ペーパレス化！
システム化による脱ハンコ！ペーパレス化！

社員全員が閲覧できる勤怠管理システムによる意識改革

TimePro-VGは管理者にとどまらず、経営層からチームのリーダー、メンバーまで社員全員が勤怠情報を確認できます。そのため各社員の勤務状況に興味が高まり、チーム内での勤怠情報が自然と活用されました。
具体的には、部門ごとにデイリーデータを表示することで、出張者や在宅者などを簡単に把握し、各所属長が自部署メンバーの働き方を表現する資料の作成に役立てています。昨今では自部門の在宅率を表現するようになりました。また、タイムリーに長時間労働情報や休暇情報などを確認できるようになり、所属毎の傾向などを把握し分析できるようになりました。

特に一部の会社で3月から導入・実施したフレックスタイム制において効果を発揮しています。月末の勤怠データの集計作業を行うことなく情報がすぐに確認でき、自身の残業時間の把握のみにとどまらず、メンバーの残業時間も把握することで、仕事配分を皆で考えられる良い意識づけにつながりました。

TOPぺ―ジからの時間外状況確認までの画面遷移
TOPぺ―ジからの時間外状況確認までの画面遷移

労務関連データの報告資料・分析資料の作成

労務関連データで必要となる情報はTimePro-VGからタイムリーにExcel（エクセル）へ出力できます。そのため、誰でもデータを加工でき、必要な報告資料や分析資料を作成できます。
各社が必要とする報告・分析資料は中身も形式も異なりますが、必要な労務関連データを抽出することが出来るため、各社で自在に加工して活用するようになりました。特に、「組織別の時間外労働時間」や「組織別の休日労働回数」「残業が多い年代や組織情報」などのデータは好評です。

TimePro-VGのExcel（エクセル）出力機能は、汎用性がとても高くテンプレートとして即時確認・出力が出来る「36協定の上限に近づいている社員リスト」等のデータと合わせて月１回の報告資料、社内会議資料の作成や経営層への報告、社内のイントラネットへの掲載など活用の幅が広がりました。突発的な確認指示にもスピーディーに対応出来るようになりました。

Excel データ出力（労務管理レポート）
Excel データ出力（労務管理レポート）

導入の決め手

働き方改革に対応できる機能・製品のUI・多彩な導入事例によるノウハウ

勤怠管理システムの導入にあたり、４社からご提案頂きましたが、総合的な視点でTimePro-VGを採用しました。まずは、働き方改革に対応できる機能の充足度です。他社製品と比較しても機能が多く、必要なものだけを利用できるのです。また、マニュアルが不要なほどに利用しやすい製品のUIも魅力的でした。TimePro-VGは管理者だけではなく、経営層や一般社員も利用することを前提としている為、とても利用しやすい製品です。
最後に、他業界も含む多彩な導入事例によるノウハウを持っており、とても安心感がありました。このノウハウは、サービスイン以降も心強いものとなっています。

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