システム開発コストを約50％削減、決め手は直観的に利用できるUI

株式会社丸井グループ様
人事部労務課　植松奈津子氏（写真中央）　　営業システム開発本部　岡田晃廣氏（写真左）　　営業システム開発本部　西村和洋氏（写真右）

業種：

小売

小売事業、フィンテック事業、空間プロデュース・商業・広告事業、トータルファッション物流事業／ネット通販サポート事業、総合ビルマネジメント事業、不動産賃貸事業、債権回収事業、少額短期保険事業、証券事業などを行うグループ会社の経営企画・管理。

導入製品

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: 多種多様な働き方への対応と事業転換に応じなければならない

: パッケージソフト導入、システム開発コストを約50%削減、開発期間の短縮

選定のポイント: 直観的に利用できるシステムと課題解決力

背景と課題

多種多様な働き方への対応と事業転換に応じるために

株式会社丸井グループでは、小売・金融一体の独自のビジネスモデルを、時代やお客さまのニーズの変化に合わせて、革新・進化させてきました。現在は、IT人材の育成などへの投資だけでなく、D2C企業やスタートアップ企業、新規事業領域への投資など、これまでの小売×フィンテックに「共創投資」を加えた新たな三位一体のビジネスモデルを創出しております。

そのため社員の働き方も、マルイの店舗や本社での勤務から、全国の商業施設での勤務やカード提携の営業活動など、各職種に合わせて多種多様となりました。また、グループ会社で行っている24時間稼働している物流や警備の職種もあり、これらの勤怠管理を旧システムで全体管理することは困難な状況でした。

導入と効果

システム開発コストを約50%削減、開発期間の短縮

まずは、企業としての事業構造の転換と柔軟な働き方への対応を実施するために旧システムの再構築を検討しましたが、多大な開発コストがかかり、法制度への対応についても都度改修コストがかかる事が課題となりました。また、テレワークを前提とした、社外ネットワークを経由したパソコンやスマートフォンのシステム利用については技術的な課題があり、自社開発で対応していくことが難しくなりました。

そこで、様々な機能が網羅されているパッケージソフトTimePro-VGの導入にいたり、当初予定していた自社開発コストの約半分で導入することが可能となりました。また、法制度への対応についても、自社開発では情報取得からシステム開発まで時間がかかりましたが、TimePro-VGを導入すると設定変更のみで対応することが出来るため、開発期間の短縮に繋がりました。

コンプライアンス（残業や休暇管理）への対応

以前は、残業申請や休暇申請などは紙の申請書や口頭で実施しており、毎月の残業時間集計に多くの時間を費やしました。また休暇については、給与明細書に休暇残日数を記載し社員へ知らせるのみで、休暇取得日数という表現で管理していませんでした。

現状では、社員がTimePro-VGで各種申請を行い所属長・責任者が承認することで、残業や休暇情報がシステムに反映するため、毎月の集計作業がなくなりました。また、トップ画面のお知らせ機能 ※1では「打ち忘れ」「時間外申請の必要性」「遅刻早退の処理」など、早急な対応が必要な内容を抽出しています。一方、労務管理上で必要となる「時間外実績」「休暇取得日数」などはカウンタ機能 ※2で表示しています。また2019年4月に施行した時間外労働の上限規制「2~6ヵ月平均で80時間以内」については管理者専用メニューで管理しています。これらにより社員自身がタイムリーに各種情報を確認でき、各自の意識付けにも繋がりました。今後はお知らせ機能を活用した分析により残業時間削減に取り組んでいきたいと考えています。

約2,500パターンあるシフトの誤入力を軽減

これまでは、本社や店舗・事業所ごとに、24時間稼働や早番・遅番などに対応したシフト、月給者や時給者別のシフトなど、多様な職種と柔軟な働き方を実現するために、約4,000のシフトパターンがありました。そのためシフトパターン台帳の管理が大変で、旧システムへの誤入力も数多くありました。

まず、TimePro-VGの導入にあたり、約4,000パターンのシフトを見直すことができ、重複していた区分を削除することで約2,500パターンまで削減できました。さらに「シフト区分絞込設定」で所属毎に選択できるシフトの表示を制限させて「分類別コンボボックス※3」を利用することで、数多くあるシフトパターンの入力も簡単に行えます。

これにより、スケジュール一括入力時や変更時などの誤入力がとても少なくなり、誤入力への対応工数が大幅に削減できました。

導入の決め手

直観的に利用できるシステムと課題解決力

システムの導入の決め手は、TimePro-VGのユーザーインターフェイスがわかりやすく、社員の誰もが直観的に利用できた点です。当社では、全国の商業施設にいる販売員から物流業務、警備業務まで多種多様な職種があり、日常的な業務でパソコンのソフトウェアを操作することが少ない社員もいるため、システム改修の際、必要に応じ説明会を実施していました。TimePro-VGは直感的に操作することができたため、全社員に浸透するのがとても早く、利用方法などの説明会にかける工数は大幅に削減できました。

もう一つの決め手となったのが、労務管理の共創パートナーとして様々な提案をいただけたことです。労務知識に関してのノウハウを持っており、弊社の課題に対して機能導入だけではなく運用や考え方の面まで、期待以上のご回答を継続的にいただけたことが大きかったです。実施が難しい課題に関しては、代替案の提案もしていただけました。

勤怠管理システムの導入を振り返って

システムの導入と新型コロナの影響について

　旧システムはイントラネット上でしか利用できなかったため、出社しないと操作することができませんでした。今回のシステム導入はとてもタイミングが良く、2020年2月にシステム稼働と社員へのパソコン配布を進めているなか、新型コロナによる影響に対しテレワークや在宅勤務を進展させました。TimePro-VGを利用して出勤計画の入力から出退勤打刻、各種届出申請・承認作業などのテレワークの管理を実施できたことは、このシステムを導入して非常に良かったと感じた点です。

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