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今からでも間に合う! 人事・総務・労務のための電子申請完全ガイド

2021.01.27

2020年4月から特定の法人事業者を対象に、社会保険・労働保険に関する一部の手続きを電子申請することが義務付けられました。この電子申請義務化の背景には、行政の手続きコスト軽減に向けて、行政手続きのデジタル化に力を入れていく、という政府の方針があります。ゆえに、現在対象ではない法人事業者や手続きについてもゆくゆくはデジタル化していくことが見込まれています。

電子申請は煩雑だった手続きが簡素化できるといった多くのメリットがある一方、まだ電子申請化に着手できていない企業にとっては、どのサービスをどのように利用すればいいのかの選定など導入準備には労力を要します。

本記事では、スムーズな電子申請化に向けて担当者が知っておくべき基本的な知識と、各種手続きを行う上でのメリットを解説いたします。

「電子申請義務化」とは?

そもそも「電子申請義務化」の定義が分からない方向けに、まずはおさらいです。電子申請義務化とは、特定の法人事業者が「社会保険・労働保険に関する一部の手続き」を行う場合に、電子申請で行うことが義務付けられるようになったことを指します。2020年4月以降に開始する各特定の法人の事業年度(課税期間)から適用された政府が定めた方針であり、必ず守らなければなりません。

1.電子申請義務化 対象企業

義務化の対象となる企業は以下のとおりです。

  • 資本金、出資⾦⼜は銀⾏等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人
  • 相互会社(保険業法)
  • 投資法人(投資信託及び投資法⼈に関する法律)
  • 特定目的会社(資産の流動化に関する法律)

※ただし、以下に該当する場合は、電子申請によらない方法により届出が可能

  1. 電気通信回線の故障や災害などの理由により、電子申請が困難と認められる場合
  2. 労働保険関係手続(保険料申告関係)については、労働保険事務組合に労働保険事務が委託されている場合、単独有期事業を⾏う場合、年度途中に保険関係が成立した事業において、保険関係が成立した日から50日以内に申告書を提出する場合

2.電子申請が義務化される「一部の手続き」

人事労務に関する電子申請義務化の対象となる手続きは、以下のとおりです。

社会保険の種類
厚生年金保険○被保険者賞与支払届
○被保険者報酬月額算定基礎届
○70歳以上被用者 算定基礎・月額変更・賞与支払届
○厚生年金被保険者報酬月額変更届
健康保険○被保険者賞与支払届
○被保険者報酬月額算定基礎届
○健康保険被保険者報酬月額変更届
労働保険○労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書・
石綿健康被害救済法一般拠出金申告書
雇用保険○雇用保険被保険者資格取得届
○雇用保険被保険者資格喪失届
○雇用保険被保険者転勤届
○高年齢雇用継続給付支給申請
○育児休業給付支給申請

現段階では「社会保険・労働保険に関する一部の手続き」とされていますが、今後も電子申請義務化対象となる手続きが拡大することが予想されます。

3.電子申請の手続き方法

電子申請を行うには、2つの方法があります。一つはe-Gov(イーガブ「電子政府の総合窓口」)のサイトを利用する、二つ目は外部連携API対応の専用ソフトを利用する方法です。それぞれの特徴を簡単に説明します。

OSサイトでの操作複数手続き同時申請 申請データと到達番号の紐付け有償/無償
e-GovWindows、Mac必要不可手動無償
外部連携API制約なし不要可能自動有償

e-Gov(イーガブ)は、行政情報の総合的な検索・案内サービスの提供、またさまざまな行政手続きについてオンライン申請・届出を行うことができる窓口サービスの提供を行う行政のポータルサイトです。しかし、操作が複雑だったり、進捗が分かりづらいといった理由から、使い勝手の面で不都合が多いのが現状です。

反面、外部連携APIを利用したオンライン申請では、e-Govでの電子申請方法と比べて、作業の負担を大幅に軽減することができます。既に利用している人事・給与等のデータを用いた必要添付書類の自動作成や、申請ごとに書類を作ることなくワンクリックでのオンライン申請が可能になります。この申請方法では、APIに対応した市販のソフトウェア等の入手が必要です。

e-Gov(イーガブ)での申請はコスト面では優秀ですが、使い勝手を鑑みると慣れない人によっては手間がかかります。外部連携APIでは、費用がかかる一方で、その他の機能が充実していることが多いです。その場限りの対応ではなく長期的な業務負担改善を見越しているのであれば、外部連携APIの導入を検討することをお勧めします。

加えて、2020年10月末までは健康保険組合への手続きを行う場合、電子媒体等(紙・CD)での申請が認められていましたが、11月より健康保険組合に対する電子申請システムの基盤(マイナポータル)が構築されたことを受け、健康保険組合も電子申請義務化が適用される事になりました。(「算定基礎届」「月額変更届」「賞与支払届」の3届書が対象)

マイナポータルからの電子申請は、法人側でマイナポータルと連携するシステム等の導入が必要となります。なお、電子申請義務化対象の届書は、マイナポータルのサイトからの直接申請はできません。また、日本年金機構の届書作成プログラムからも申請する事ができないので、いずれもマイナポータルに対応した外部連携API対応の専用ソフトの導入が必要です。

“脱はんこ”に対応するには

行政の業務効率化の一環で、“脱はんこ”の流れが加速してきました。新型コロナウイルス感染症拡大の影響で在宅勤務が広まった影響もあり、出社してはんこを押すということの是非が問われるようになったことも要因の一つと考えられています。

遠隔(リモート)でも書類の処理が行えるような仕組みを整えておくことで、迅速な手続きを可能にすることができます。近い将来、“脱はんこ”は可能性が高いため、今のうちに対応しておくと良いでしょう。

入退社管理を電子化

ここからは、外部連携APIに備わっていると業務効率改善に役立つ機能を紹介していきます。まずは、入退社に関する書類の電子化です。

従業員の入退社に際しては、社会保険や雇用保険の資格取得届、扶養控除等申告書、被扶養者(異動)届など、さまざまな書類の作成・管理が必要です。これらは似たような手続きが行われるため、混同しないよう作業の抜け漏れにも注意しなければなりません。

入退社管理を電子化することによって手続きの進捗確認ができ、業務の抜け漏れを事前に防ぐことが可能になります。入退社の手続きが集中する時期でも、担当者の作業負担を軽減し、ミスなく業務を進めることができます。

年末調整を電子化

平成30年度税制改正により、令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、勤務先へ電子データにより提供できるよう手当されたことなどを受けて、年末調整手続の電子化に向けた施策が実施されました。

これまでの年末調整手続は、

  1. 従業員(給与等の支払を受ける方)が、保険会社、金融機関、税務署等(以下「保険会社等」といいます。)から控除証明書等を書面(ハガキ等)で受領
  2. 従業員が、保険料控除申告書又は住宅ローン控除申告書に、1で受領した書面(ハガキ等)に記載された内容を転記の上、控除額を計算し記入
  3. 従業員が保険料控除申告書及び住宅ローン控除申告書など、年末調整の際に作成する各種申告書(以下「年末調整申告書」といいます。)を作成し、控除証明書等とともに勤務先(給与等の支払者)に提出
  4. 勤務先が提出された年末調整申告書に記載された控除額の検算、控除証明書等の確認を行った上で、年税額を計算

という流れで進められていましたが、年末調整手続が電子化された事で、この手順が変わりました。
国税庁から提供された年調ソフトを利用する場合、次のような手順となります。

  1. 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
  2. 従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(※)に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、1で受領した電子データをインポート(自動入力、控除額の自動計算)して年末調整申告書の電子データを作成
  3. 従業員が、2の年末調整申告書データ及び1の控除証明書等データを勤務先に提供
  4. 勤務先が、3で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算 ※末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)とは、年末調整申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアです。 

しかし、年調ソフトでは入力したデータを給与システムへ連携できないなど、使い辛い面もあります。
次に、e-Gov外部連携API対応ソフトウェア・サービスを導入した場合の手順を解説します。

  1. 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領(はがきでも可)
  2. 従業員が、e-Gov外部連携API対応ソフトウェア・サービスに、住所・氏名等の基礎項目を入力し、1で受領した電子データをインポート(自動入力、控除額の自動計算)して年末調整申告書の電子データを作成
  3. 従業員が、2の年末調整申告書データ及び1の控除証明書等データを勤務先に提供(はがきの場合はソフトに手入力の上、原本の提出が必須)
  4. 勤務先が、2で作成された電子データを給与システム等へ連携して年税額を計算

外部連携API対応ソフトウェア・サービスを利用することのメリット

紙の書類を取り扱わなくてよい

全てデータでやりとりできるため、年末調整関連書類を印刷し、配付や回収、仕分け、提出のための封入、郵送作業からなる一連の業務がなくなります。

記入時の問い合わせが減る

専用のソフトウェアで年末調整申告書データを作成するため、ややこしい控除額計算などは必要事項を入力するだけで自動計算され計算ミスが減ります。また、ソフトウェアのヘルプ機能など記入時のサポートによって書き方の問い合わせなども減り、事務作業の削減が見込めます。記入漏れも自動でチェックできるので、「差し戻し」も大幅に減ると予想されます。

給与システムと連携できる

給与システムとデータ連携させることで、年末調整データを手入力する必要がなくなり、大幅な業務時間の削減が期待できます。※給与システムが年末調整申告書データの取り込みに対応していることが前提

添付書類の確認事務が減る

従業員から控除証明書等をデータで受け取れるので、紙の添付書類等を確認する手間がなくなります。

書類の保管場所に困らない

全てデータで取り扱いできるようになるため、書類を保管する場所の確保も、保管コストも要らなくなります。

従業員のメリット

書類作成が簡単になる

複雑な年末調整申告書の記入や控除額の計算を手作業で行う必要がなくなり、書類作成がラクにできます。また、作成したデータは翌年以降も利用できるので、翌年度の年末調整にかかる手間をより削減することが可能です。

控除証明書等の紛失の心配がない

これまでは、控除証明書等を紛失した場合、再発行を保険会社等に依頼する必要がありましたが、電子化によりいつでもデータが取り出せるので、手続きの手間が省略されます。

離職証明書を電子化

離職票は、退職者が失業保険を受給する際に必要になる書類です。企業は退職者の希望に応じて、一定期間内に交付手続きをする義務があります。退職届と離職票は発行元と用途が違い、全くの別物なので注意しましょう。
離職票は公的文書ですが、退職証明書には法的効力がありません。退職証明書は、退職者が希望した場合のみに発行している企業もあります。したがって、失業保険申請時に離職票の代わりに退職証明書を用いることはできません。

離職証明書を電子化することのメリットは、自分のデスクのパソコンが窓口となり、座りながら申請が可能です。後日ファイルデータ(PDF)にて”公文書”という名称で離職票1・2の「被保険者用」と「事業主用」控えが発行されます。
ポイントは発行された後です。データで発行される為、控え書類の保管で場所を取ることもなくなり、過去の手続き履歴の参照も時間がかかりません。
ちなみに、各手続きの保管期限は、以下のように義務付けられています。

労働保険関係……3年
雇用保険に関する書類……2~4年
健康保険・厚生年金に関する書類……2年(資格取得・喪失など)

まとめ

人事労務の各種行政手続きの電子化は時代の流れとともに、急激な勢いで進んでいきます。

この考えは行政はもとより、何より企業における事務手続きの効率化が必要であるためです。そのため、大企業に限らず、いち早く電子化に対応していくことが求められます。
自社での対応が難しい場合は、社会保険労務士をはじめ各専門家のサポートを受けるのも良いでしょう。

手続きの電子化は、企業における業務効率化につながります。行政の動きに合わせることも重要ですが、一歩先を見越して可能な範囲で電子化対応を行うのがおすすめです。

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