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労働環境や組織の改善に役立つ 勤怠管理システムを活用したデータ分析で可能なこと

公開日時:2022.06.06

日々の勤怠管理によって記録、蓄積される「勤怠データ」を分析し、法令違反のチェックだけでなく、業務改善に生かす試みが進んでいます。勤怠データを分析することの意味、人事・労務領域での活用方法や、単独の項目の分析だけでは見えてこない、複合的な勤怠データ分析の方法によって可能になる施策の例、業務改善を進める上でのメリットなどを解説します。

勤怠データを分析する必要性

「勤怠データ」の分析はどのような場面で必要になるのでしょうか。勤怠データの定義や目的からそれぞれ解説します。

勤怠データとは

「勤怠データ」とは、日々の勤怠管理によって収集した、従業員の勤怠状況に関するデータのことを言います。具体的に挙げられる勤怠データは主に以下の7点です。

出勤・退勤時間

勤務時間

欠勤

残業時間

有給休暇

振休、代休

乖離時間

乖離時間は従業員が実際に働いた労働時間と、打刻として残っている会社側の労働時間の記録の「剥離」が発生している時間を表します。

勤怠データを分析する目的

勤怠データは、労働時間や有給取得日数などが適切か、法違反がないかの確認に加え、労働環境の根本改善につなげるため活用されています。

・法令違反がないかの確認

36協定で定められた残業時間の超過チェックや年間の有給取得率が満たされているかなど、勤怠にまつわる法令違反がないかのチェックに活用されます。

・労働環境の改善

勤務時間や残業時間、欠勤日数など、勤怠管理システムで記録した客観的な勤怠データをそれぞれ分析することで、過重労働が多い部署や欠勤率の高い部署、残業が発生しやすい時期など、社内で起きている部署や時期ごとの問題を把握できます。

勤怠管理システムによって出力された勤怠データは実際の記録に基づいた客観的な分析データです。これまで現場の肌感覚に頼っていた施策よりも、よりピンポイントで具体的な改善に生かすことができます。手探りで進める手間が省けるだけでなく、根拠のある改善計画が立てられるので、従来よりも高い労働問題の改善効果が見込めます。

勤怠データの分析例

日々の勤怠管理で収集、記録される勤怠データの具体的な分析例について、複数のデータを組み合わせた分析で分かる内容も含めて解説します。

①時間外労働時間の分析

時間外労働の上限規制が導入されてから、企業は法定労働時間内あるいは自社で定めた36協定の範囲内に残業時間(時間外労働時間)が収まっているか厳密に確認する必要に迫られました。

勤怠データの分析では、「残業時間が法律の範囲内に収まっているか」あるいは「残業時間が多い、少ない」の確認だけでなく、以下の傾向を分析することが可能です。

・どの部署、どの従業員に残業が集中しているのか

・どの時期に残業が集中しているのか

・前年度の同じ時期と比べてどのくらい残業が増減しているか

上記の勤怠データを分析することにより、適切な人員配置や不要な業務の棚卸しなどに必要なデータが得られ改善のための対策に着手しやすくなります。

②有給休暇を取るタイミング

勤怠データの分析で自社全体の有給取得率が把握できますが、より詳細な分析が可能な勤怠管理システムの場合、部署ごとに有給休暇をどの時期に取っているか、取得のタイミングも一目でチェックできます。

部署ごとに有給休暇を取るタイミングを把握することで分かる分析の例は以下のような内容です。

勤怠データを分析した結果 分析結果から想定される状況
有給を取るタイミングが分散されている

・部署の従業員がそれぞれの都合に有給を取得できている

・有給の取得時期が重ならないように計画的に付与できている

年内の有給取得が可能な期限近くに取得が集中している

・計画的な有給付与ができていない

・日々の業務内ででは有給を取得できる余裕がないが、法違反にならない策として期限日近くに急いで有給取得の許可を出している

・人間関係や上司の意識のせいで気軽に有給取得を申請できる環境にない

有給取得のタイミングの偏りは、気軽に有給を取得できる環境なのか、上司に有給を抑制されている環境か、上司がワークライフバランスを考慮しているかなど、背景にある労務問題を把握するのに役立ちます。

③乖離時間のチェック

全社的な乖離時間を勤怠データとして分析することで、サービス残業が発生している部署の特定ができ、その部署で発生している労働問題の対策が立てられます。

乖離時間は単独で分析する以外にも、残業時間と組み合わせて分析することで、残業に関する労務リスクの詳細な把握が可能です。「残業時間だけで分析した場合」「乖離時間と残業時間を併せて分析した場合」は以下のような違いがあります。

・残業時間だけで見た場合A部署は月の残業10時間
B部署は月の残業20時間
→B部署の方が、記録されたその月の残業時間が多い
・乖離時間と残業時間を合わせてみた場合A部署は記録上の月の残業10時間・乖離時間30時間
B部署は記録上の月の残業20時間・乖離時間0時間
→部署は一見残業が少ないが、上司に残業を申請していないサービス残業が多く発生しており、乖離時間も含めるとA部署の方が残業が多い

乖離時間が多く発生している場合、「サービス残業が常態化しているのか」「上司が残業申請を受け付けないから申請せずに従業員が残業しているのか」など、労務リスクの可能性を深堀りできます。

なお、乖離時間が発生してしまった場合は、何故乖離が発生してしまったのかといった理由を記録・管理しておくことが大切です。

④作業工数を簡単に把握できる

1日の労働時間と紐づけた作業工数を記録できる勤怠管理システムの場合、どの作業にどの程度時間をかけていたのかも把握でき、勤怠データとしてその内訳を割り出すことができます。それぞれの作業の工数把握により、業務がスムーズに進んでいるか、1つの業務に時間をかけすぎていないかを把握でき、人員配置や業務の進め方の検証など、分析結果を活用した原因究明、改善がしやすくなります。

まとめ

勤怠データとは、勤怠管理によって記録しておく残業時間や欠勤日数などの勤怠に関するデータ全般のことです。2018年の働き方改革関連法施行後は、法違反にならないよう勤怠データをチェックする必要性がより強まりましたが、勤怠データは法違反対策だけでなく、労働環境の改善にも役立てることができます。

勤怠管理システムによっては分かりやすい勤怠データのグラフ化や項目ごとの比較に加え、複合的なデータ分析も可能で、より深い労務リスクの把握が可能になります。

業務の効率化や離職防止対策を今よりも効果的に実施したい企業は、勤怠データの分析や課題が一目でわかるダッシュボード機能がついた勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠データの分析がより簡単に!労務リスク可視化するTimePro-VGのダッシュボード機能

勤怠データの項目を組み合わせた複合的な分析

TimePro-VGのダッシュボードサービスでは、勤怠に関する項目を組み合わせた複合的なデータ分析と労務リスクの可視化が可能です。

・残業時間と年休取得率を確認できるダッシュボード

例えば、「1か月の残業時間」という勤怠データだけでなく、「1カ月の有給休暇の取得状況」をプラスした複合的な分析が可能です。残業が多い部署では、年次有給休暇の取得率も低い傾向にあり、その部署がメンタル不調が発生しやすい状況であるかどうか判断するのに役立ちます。

残業時間と有給の取得状況を組み合わせて働き方の負担度をグラフ化し、詳細な相関関係を見える化することで、労務リスクが高い部署を特定できます。

・一定期間中の遅刻・欠勤の状況を可視化

勤怠状況の乱れは、従業員のメンタル不調や休職の兆候です。TimePro-VGのダッシュボードサービスなら、遅刻や欠勤の回数や発生した日付を1か月から半年、あるいは1か月から1年程度の長いスパンで確認できます。

これにより、遅刻・欠勤の回数だけでなく「この部署の従業員は月曜日、連休明けばかり休む」などの状況までを俯瞰的に把握でき、「休み明けに欠勤が集中するのはメンタル不調があるからではないか」「月曜日に遅刻するのは、業務への不安があり休職の可能性が高いのではないか」などの状況を予測し、離職・休職防止の対応につなげることができます。

働き方改革に役立つテンプレートの活用

TimePro-VGは、自社の働き方の問題点を可視化し、労働環境の改善につなげることができる各種ダッシュボードを取り揃えています。 

・作業工数分析ダッシュボード

どの作業にどの程度時間をかけているのか、プロジェクトごとに計測、可視化することができるダッシュボードです。想定より時間がかかっている作業やプロジェクトを特定することで、作業負担の削減や、採算の低いプロジェクトの見直しなどの対策に役立てることができます。

・時間数乖離チェック用ダッシュボード

その部署で発生している乖離時間を1か月や年単位で可視化できるダッシュボードです。ダッシュボードの活用によって、乖離時間が多い部署を特定し、残業時間だけでは分からない労務リスクと作業負担を可視化でき、問題が発生する前に改善を促すことができます。

勤怠データの簡単なアウトプット

TimePro-VGのダッシュボードサービスには、各画面にダウンロードボタンがあります。表示されたデータをそのままExcelやPDF、PowerPointの形式でダウンロードが可能です。そのまま2次加工して使用できるため、手作業で勤怠データを加工する手間が省けます。

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