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タイムカードと勤怠管理システムの違いとは？システムで何ができるかも教えてください。
公開日時：2021.01.27 ／ 更新日時：2022.03.22従業員数約60人の企業で労務担当をしていますが、タイムカードによる勤怠管理が負担になっています。担当者が私1人なので、月末は集計や給与ソフトへの入力で忙しく、残業が続いています。また、紙の管理だと法的リスクを見落としやすいということも聞いたことがあります。
「うちにも勤怠管理システムを入れたらどうか」と社長に言われたので調べているところですが、システムを入れることで何ができるのかを詳しく教えていただきたいです。
労働時間を自動集計できるので勤怠業務が効率化し、過重労働や労働時間上限超過に気付くことができます。
タイムカードで勤怠管理を行っている中小企業がまだまだ多いのが現状です。しかし、労働基準法の改定や働き方の多様化が進む中で、タイムカードでの勤怠管理に限界を感じている労務担当者の方も少なくありません。
まずは質問者様が気になっている勤怠管理システムとタイムカードの違いについて解説します。
最も違う点は、勤怠管理システムなら出退勤を記録するだけでなく、打刻したあとで労働時間の自動集計ができることです。人力で行っていた労働時間の集計作業が不要になり、入力漏れや集計ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。これにより、時間がかかっていた月締め作業が大幅に効率化でき、勤怠集計にかかっていた人件費の削減にもつながります。
紙では管理が難しい残業時間の正確な把握も、勤怠管理システムなら簡単にできるのも大きなメリットです。その月の残業上限の超過や従業員の過重労働など、法律違反につながりかねないリスクを漏らさずチェックできます。
1.手作業での集計が不要
勤怠管理システムは、紙を使わずパソコン・スマートフォン端末・打刻専用機などで打刻を行い、出退勤記録だけでなく労働時間の自動集計を可能にしています。また、リアルタイムで出退勤確認ができるものが多く、締め日に集中してやらざるを得なかった集計業務を月に何度かに分けて作業することもできます。担当者が毎月締め日に残業する必要がなくなり、自動集計により短縮できた時間を他の業務にあてられるようになります。
また、アナログ管理では業務が属人化しがちです。システムを導入することで業務の均一化が図れ、作業を分担しやすくなることもメリットの一つです。
2.給与計算の手間とミスによるリスクを軽減
タイムカードで勤怠管理を行っている場合、労働時間を集計した後で給与計算ソフトへ入力し直す必要があります。そのため、入力の際には細心の注意を払わなければなりません。万が一計算間違いをしてしまったら、差額を数年分まとめて請求されるとともに、追徴課税などの形でペナルティを課せられる可能性もあります。
勤怠管理システムの多くは、出退勤記録と労働時間をCSVデータとして出力する機能が備わっています。このCSVデータを給与ソフトに取り込むことで、勤怠データを給与ソフトへ手入力するといった業務が不要となります。また、勤怠管理システムと給与ソフトが一体型となっているシステムもあり、CSVデータの入出力さえ行わずに給与計算までシームレスに行えるものもあります。このような方法で、手入力の手間が省けるだけでなくミスによるリスクを軽減することができます。
3.法律違反を未然に防止
タイムカードによる勤怠管理では、隠れサービス残業や特定の従業員の過重労働を発見することが難しく、労働実態を正確に把握するのには限界があります。勤怠に関わる法的リスクを放っておくと、未払いの残業代を求める訴訟、従業員の精神疾患や過労死に陥った場合の損害賠償訴訟など、会社経営にとって深刻な事態を引き起こす恐れがあります。
こうしたリスクを回避するためにも、勤怠管理システムは有効です。勤怠状況を可視化することで、労働時間の上限を超えそうだったり、遅刻や欠勤が多い従業員を早期発見して注意喚起を促したり、法的リスクや労務問題に発生しそうな事態を未然に防ぐアクションがとれるようになります。
勤怠管理システムの中には、時間外労働や休暇の取得状況が確認できたりアラートを表示させたり、労働基準法の法改正に対応しているものもあります。ぜひ検討してみてください。
まとめ
勤怠管理システムへ切り替える際には、年末年始や会社の繁忙期の時期は避け、現場が混乱しないように配慮しましょう。また、給与締切日に合わせて導入・運用ができないと給与計算が間に合わない可能性があるので、注意が必要です。
