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勤怠管理システムの価格は何に左右される? アマノが分析する「高いシステム」「安いシステム」の違いとは

公開日時:2022.11.10 / 更新日時:2024.02.27

昨今、様々な勤怠管理システムが市場に溢れています。いざ、勤怠管理システムを選定しようとしても、

・どのシステムも同じに見える…
・何を基準に選んだら良いのかわからない…
・格安システムでも問題ないんじゃないか…

とお悩みの方も多いはず。
本記事では“勤怠管理と向き合い90年”のアマノが現在の勤怠管理システム市場を分析し、勤怠管理システムの価格に影響するシステム構造と機能や、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

勤怠管理システムの違いについて詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
【資料ダウンロード】高いシステムと安いシステムはどう違うの?

勤怠管理システムの価格の違いは「ユーザー設定型」と「SE設定型」

数多くのメーカーが販売している勤怠管理システムですが、いずれのシステムも「ユーザー設定型」と「SE設定型」のどちらかに分類することができます。

勤怠管理システムは「ユーザー型」「SE設定型」に分かれる
勤怠管理システムは「ユーザー型」「SE設定型」に分かれる

➀ユーザー設定型勤怠管理システム:低コスト

「ユーザー設定型」勤怠管理システムは顧客が比較的簡単に全ての設定を組める一方で、柔軟性は低い傾向にあります。そのため、システムに自社の運用を合わせる、またはそれが出来ない場合は一部手集計で対応する、といった割り切った使い方が必要となるケースがあります。原則として、自社主体でシステムの設定を全て行うことが前提のシステムです。(別途有償で、ある程度の設定支援は可)

②SE設定型勤怠管理システム:高コスト

「SE設定型」勤怠管理システムは顧客が設定できる範囲、SEしか設定できない範囲が存在し、SEが初期設定を代行することが前提のシステムです。必然的に高コストになりますが、その分システムの柔軟性が高く、自社の運用に合わせた利便性の高いシステムが構築できます。また、設定責任を自社(担当者)で負わなくて良いということもメリットと言えます。

【従業員数100人以上は要注意!】勤怠管理システムの立ち上げは想定以上に大変

勤怠管理システムは1分でも集計に誤りがあれば、給与の誤払いに直結してしまいます。また、雇用形態は企業により様々で、初期設定をしてすぐに使い始められるというものではありません。勤怠管理システムを正常に運用開始するためには、最低でも以下4つのステップが必要となります。

①要件洗い出し
自社の就業規則、雇用形態、現在の集計方法などの要件を洗い出す

②初期設定
洗い出した要件に基づき、勤怠管理システムの初期設定を組む
参考記事:失敗しない勤怠管理システム導入のポイント

③テスト稼働
・テストデータを入力してみて集計に間違いがないか確認
・数人をピックアップして、新しい勤怠管理システムを短期間実際に利用してもらい、運用に問題がないか確認

④操作習熟・教育
操作の習熟はもちろん、管理部門以外にもシステムを操作させる場合はその教育も実施

勤怠管理システム立ち上げ時の注意点。大人数だとなぜ危険?

従業員数が多ければ多いほど、様々な雇用形態(働き方)の従業員が存在する可能性が高くなります。そうなると、必然的に設定パターンも増え、テストパターンも複雑になります。一般的には従業員数100人以上の企業ではシステム本稼働まで“最低でも2か月”はかかることが多いです。

ユーザー設定型でも、初期設定や操作指導を依頼できるサービスもありますが、あくまでスポットでの対応であることが多く、マニュアル化されたレクチャーが基本です。対して、SE設定型はシステム構築のプロが「要件洗い出し~システム本稼働」までトータルで支援してくれます。

従業員数が100人以上または雇用形態が複雑な業種業態である場合は、ユーザー設定型だけに検討を絞るのではなく、SE設定型も含めて検討することをお勧めします。

“格安で性能もサポートも最高”な勤怠管理システムは存在しない

勤怠管理システムは、「性能」と「サポート」の質がコストに比例します。

安くて性能・サポートも整っているという勤怠管理システムは、現状存在していません。コストか性能、どちらを優先するかによって、勤怠管理システムの選定は絞られてくるでしょう。

それでは、性能の違いの一例を見てみましょう。

顧客設定型とSE設定型の違い【性能面】

例)働きすぎをお知らせするアラート機能

ユーザー設定型のアラート機能

以下の懸念点は目視でチェックする必要があります。

  • 残業未承認の時間まで含んだら、残業時間が更に増えるのか?
  • このままのペースで働くと最終的に残業何時間に到達しそうか?   など…

つまり、数字を見て計算しなければ、残業時間の上限時間に達しそうなのか、残業時間を抑えたほうがいいのかが判断できません。

SE設定型のアラート機能

表面上は分からない労務リスクをシステムがお知らせしてくれます。

  • 今月の時間外はまだ20時間だけど、実労働時間ベースで集計すると45時間を超えている
  • 残業の実態はあるのに承認されていない時間(労務リスク)が大量にあると思われる   など…

予め設定した時間外労働や休日などに過不足が生じそうになったら、システムが自動で教えてくれます。これにより、労務リスクの見落としや事後報告がなくなり、勤怠管理の負担を大幅に削減することができます。

全てのシステムが上記に該当するわけではありません。アマノにて分析した傾向として多い事例を記載しています。

まとめ

「ユーザー設定型」と「SE設定型」には、性能・サポート面でさまざまな違いがあります。間違ったシステム選びをしないためにも、それぞれの違いを理解することが重要です。また、システム選定をするうえではどちらの話も一度は聞いてみることがポイントです。

本記事で紹介した勤怠管理システムの価格による違いについて、より詳しく解説している資料をご用意しています。ぜひ、ご活用ください。

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GUIDE

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01基礎知識

勤怠管理の意義と
重要性

02選び方

勤怠管理システム
選び方の基本

03実践編

勤怠管理システム
導入のポイント

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