勤怠管理ガイド
給与計算と勤怠管理システムを連携して業務効率化を実現しよう
公開日時：2023.09.27 ／ 更新日時：2024.03.07
この記事では、給与計算と勤怠管理における課題や、両者のシステムを連携させることのメリット、そして自社に適した勤怠管理システムの選び方を紹介します。勤怠管理や給与管理の業務効率化の方法を模索している方は、ぜひ参考にしてください。
勤怠管理システムの違いについて詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
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勤怠管理と給与計算のよくある悩み
給与計算と勤怠管理はともに専門性が要求されるうえに、作業に手間がかかる業務です。入力ミスなどが原因でトラブルに発展するリスクが高く、次のような課題が生じています。
集計作業に多大な手間
日々は勤怠状況の入力や管理において、勤務情報の集計や入力、計算などの作業が発生して手間がかかります。給与計算と勤怠管理の作業が独立していると、毎月の締め後には給与計算の担当者が煩雑な作業に追われることになります。
毎月の定常業務であたりまえになっていて見落としがちですが、実は多大な業務非効率が発生している可能性があるのです。
入力ミスや不備がトラブルに発展するおそれ
タイムレコーダー、タイムカードなどを手計算する、もしくはエクセルに転記する場合の勤怠管理やエクセルでの給与計算は、入力ミスや不備の温床となります。人間が対応している以上は、常に完璧に作業をこなすことは不可能です。作業量が多く、また煩雑になればなるほど、ミスのリスクは増えるでしょう。
万が一、ミスが発生すれば、その修正や確認作業のためにさらに作業負担が増大します。誰もミスに気づかなかった場合には、不正な給与支給や、残業管理、税務処理の不備など、さらに深刻なトラブルにつながるリスクもあります。
属人的な対応になりがち
給与計算は、就業規則や労働契約、勤怠情報のほか、家族手当や住宅手当といった各種の手当、所得税の計算、社会保険料や年金などのさまざまな専門知識を駆使して行わなければなりません。勤怠管理と給与計算の双方に精通している人材は限られており、一部のベテラン社員に依存して業務が回っている組織も多いのです。
属人的な対応が増えれば、その社員を異動させることができないため、組織の硬直化につながります。また、担当者の不在時には業務が停滞するリスクもあるでしょう。特定の社員に作業が集中して、業務負担が偏るといった問題も起こります。
連携不備が手間やリスクを助長
給与計算は勤怠管理データをもとに行われますが、勤怠のデータが給与計算システムに自動連携していなければ、社員がデータを加工して給与を計算しなければなりません。
作業の手間がかかるうえ、勤怠データを正しく処理しなければ給与計算のミスにつながります。勤怠管理と給与計算のデータ連携の不備が業務の手間を増やし、ミスの温床となっている可能性があるのです。
勤怠管理と給与計算を一元管理するメリット
給与ソフトと勤怠データを連携し一元管理することで、煩雑になりがちな業務の効率化が期待できます。データ連携といってもCSV出力やアップロードが必要な場合もありますが、API連携*等の自動連携の方が手間や不備のリスクが少ないのでさらに望ましいといえます。連携できるシステムの幅が広ければ、将来システム変更などがあっても対応できる可能性が高まります。
勤怠管理と給与計算の業務効率化
勤怠管理システムと給与計算システム間でデータ連携ができれば、勤務状況データをもとに自動的に給与計算ができるようになります。勤怠管理データを加工して給与計算を行う手間が削減されるため、大幅な業務効率化につながるでしょう。
人的ミスのリスクを低減
勤怠管理と給与計算が自動連携すれば、手入力や手計算の作業量が減少するため、人的ミスのリスクが低下します。日々の細かいミスを減らすことが、税務や労務管理、給与支払いなどに関する重大な不備の予防にもつながります。また、データのダブルチェックや修正の手間も低減するでしょう。
属人化の回避
勤怠管理システムのデータが給与計算システムと連携して、給与が自動計算されるようになれば、勤怠管理データの加工や給与計算に関するスキルは必須ではなくなります。
つまり、データ連携や処理を手作業で行うためのスキルを持たない社員でも、勤怠管理や給与管理を担当することが可能となります。特定社員に負荷が集中する心配がなくなり、作業の属人化と組織の硬直化を回避できます。
税金や保険の法制度改正への円滑な対応
勤怠管理システムと給与管理システムが連携していれば、税金や社会保険関連の法制度改正への対応もスムーズにできます。
勤怠管理や給与管理は、税制度や社会保険制度に基づいて正しく処理されなければなりません。これらの制度はしばしば変更・修正されるため、人の手で処理を行う場合は、担当者が変更点を理解して、適正な方法で処理する必要がありました。制度に対する認識相違があれば、勤怠管理や給与管理の不備につながるリスクもあります。
優れたツールを使用すれば、こうした法制度改正に伴う処理変更も円滑に行われるため、法制度改正に伴う作業やミスの発生を防ぐことができます。
給与計算システムと連携できる勤怠管理システムの選び方
多様な勤怠管理システムのなかから自社に適したものを選ぶことで、さらなる業務効率化やミスの予防につながります。次のポイントを考慮して、自社に最適な勤怠管理システムを選んでください。
事業規模に適した機能が備えられているか
事業規模が小さい組織の場合は、必要最低限の機能を備えたツールを導入するのが望ましいでしょう。
事業規模が大きな組織では、コストをかけてでも、大人数の打刻に耐えられるデータ処理速度といったスペック面を重視するとよいでしょう。大人数の勤務状況のデータ分析機能があると、組織全体の業務効率化や、社員の作業負担の均一化などに役立てられます。
組織の規模に応じて、適した機能を備えたツールを導入しましょう。
既存の給与計算システムと連携しやすいか
自社が使用している既存の給与計算システムと連携できることが大前提となります。
データ連携といっても、方法はさまざまです。CSV出力やアップロード、エクセルでのデータ読み込みなど、手作業が多少なりとも発生するツールも少なくありません。API連携等の自動連携できるシステム同士のほうが、手間やミスのリスクがなくなるため安心です。
また、連携できる給与計算システムの選択肢が広い勤怠管理システムを選ぶとよいでしょう。将来システム変更があっても、既存の勤怠管理システムのままで対応できる可能性が高くなります。
自社の就業規則に沿った設定ができるか
給与体系や勤務体系は各社で異なります。最近では、テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な勤務体系や、裁量労働制のような特殊な給与体系を導入している企業も少なくありません。
自社の勤務体系や給与体系に対応していなければ、システムを導入しても、例外対応やシステム外での処理が発生し、思うように効率化につながらないことがあります。自社の就業規則に沿った管理に対応可能な勤怠管理システムを選択しましょう。
社員や管理者、関連部署が使いやすいか
使いにくいためうまく活用されていない、もしくは操作性の悪さが原因で抜けもれや不備が発生しているといった状況では、十分な導入効果が得られません。日常的に勤怠状況を入力する社員が直感的に使え、かつ、承認・集計・シフト作成などを行う管理者も使いやすいシステムを選びましょう。ミスを減らすうえでは、操作性の優れたシステムを導入することも大切です。
勤怠管理システムのなかには、テスト導入や無料トライアル期間が設定されている場合もあります。こうした期間を活用して導入テストを行い、システムの使用感や業務効率化の効果を確かめるのも一案です。
法改正や社内制度変更時の対応が可能か
税務や保険などに関する制度改正や、新たな勤務制度、給与体系の導入時に、簡単に対応できるシステムがよいでしょう。法改正は細かいものも含めれば頻繁に行なわれているため、業務の効率化やミス予防の観点から重要なポイントです。
サポート体制が充実しているか
サポート体制が充実していれば、万が一、導入前後にトラブルが発生しても安心です。
優れたシステムに見えても、導入作業が煩雑だったり、導入後にうまく活用できない社員がいたりしては、十分にシステムの能力が発揮されない場合があります。また、継続的に使用していると、システムエラーなどのトラブルが発生するリスクもゼロではありません。
サポート体制が充実しており、いつでも不明点や問題点をカスタマーサポートに連絡でき、すぐに解決できる仕組みが整っていれば、システムの導入・浸透もスムーズに進むでしょう。また、万が一トラブルが起きても、早期解決が期待できます。
まとめ
現在、勤怠管理と給与計算を別々の方法で管理しているのであれば、システムを一元化することをおすすめします。勤怠管理システムと給与計算システムをシームレスに連携できれば、社員や管理者の業務効率化と人的ミスによるトラブルの予防につながります。
そこで、給与システムとの連携や、法制度改正への対応のしやすさなどをもとに、最適な勤怠管理システムを選ぶのがひとつの方法です。アマノには、給与計算と勤怠管理、人事管理が一体化したシステムを提供します。管理業務全体のDXを検討している方は、ぜひ一度、アマノにご相談ください。
