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両備システムズグループ全体の労務管理レベルを向上 株式会社両備システムズ 様

株式会社両備システムズは岡山県岡山市に本社を置く、両備グループのICT部門に属する独立系システムインテグレーターです。行政や社会保障、医療分野の情報サービスにおける業務支援をはじめ、ソフトウェア開発やIDCサービスの提供までお客様の業務を一貫してサポートしています。             

背景と課題

グループ会社の「就業管理の標準化」をTimePro-VGで実現
両備システムズグループでは、医療機関向けのサービスを展開しているため、部門によっては朝6時出勤したり、3勤3休のシフト勤務があったり、様々な勤務体系に対応する必要があります。
TimePro-VGではグループ会社の管理を始め、様々な勤務体系に柔軟に対応できる点が今回の導入にいたったポイントの一つでした。
ワークフローシステムで「労務管理レベルの向上」
以前までは各種申請は紙ベースで行っていたため、残業の申請忘れや承認作業、各従業員の就業状況の把握について課題を抱えていました。例えば、お客様先を飛び回る従業員にとっては帰社してから申請を行うため、事前申請が難しく事後申請になってしまうケースがあります。また、申請承認作業を滞り月末に纏めて処理するといった実情がうかがえました。
システムを導入することで、Web画面で簡単に申請ができ、自身の申請漏れが把握できることでセルフマネジメントが可能となりました。また、職場長は承認作業を行うことでタイムリーに部下の就業状況の把握ができ、長時間労働の事前把握が容易になったため、長時間労働防止の施策を早期に打てるようになりました。

「ZeeM 人事給与システムとの連携」を可能とする汎用性
給与計算においては子会社がZeeM人事給与システムを用いて実施していたため、このシステムと就業システムとの連携は必須でした。TimePro-VGは汎用入出力ポートがあるため、システムエンジニアが設定することで簡単にシステム連携が可能となりました。
就業管理のノウハウとシステムエンジニアによる柔軟な対応
両備システムズグループでは、1月16日を起点とする4週間単位(法定休日4日)の変形労働制を行っておりますが、この計算を手計算にて対応していました。また時間単位有給休暇の導入にあたり、この内容をどのように就業管理システムへ適用するかが課題でした。
これらは様々な実績をもつ弊社システムエンジニアのノウハウを利用し、就業管理システムへの適用が可能となりました。これにより、業務担当者が手計算で対応する工数の削減に繋がりました。
この経験により「更なる労務管理レベルの向上」を目的に「年休の変更」「アニバーサリー休暇」「ブリッジホリデー」などに対応できる就業管理システムの設定を検討しています。また今後は「働き方改革関連法」への対応として「年次有給休暇の計画的取得」「インターバル制度」などに向けた仕様検討を行っていきます。

今後の展望

TimePro-VGを利用することで、長時間労働者の事前把握が容易になり長時間労働防止の施策が早めにできるようになった一方、上司がリアルタイムに残業指示を出しておらず、残業の必要性の有無をしっかりと管理していない現状が明確になりました。
また、勤務表締め日にまとめて残業・休暇処理が行われている実態もあるため、両備システムズ製「不正接続検知遮断システム RS-SHADAN」と「TimePro-VG」を連携させることで、更なる労務管理レベルの向上を図っています。
(図3:「不正接続検知遮断システム RS-SHADAN」と「就業システム TimePro-VG」の連携イメージを参照)
この連携は「TimePro-VG」から残業申請・承認がされていないPCを「不正接続検知遮断システム RS-SHADAN」を利用して社内ネットワークから強制的に隔離するものです。この運用を一部の部署で試験的に導入しています。この試験導入により、社内ネットワークから強制的に隔離される前に、適正な残業申請が提出されるようになり、一定の成果が望めたため、今後は適用部署の拡大を検討しています。
また、新しい取り組みとして社内ネットワークから隔離するだけではなく、定時外の残業未申請PCの電源を強制的にシャットダウンする取り組みを検討中です。
この他には、「TimePro-VG」に「不正接続検知遮断システム RS-SHADAN」からPC稼働時間を出力することで、週報月報に出退勤とPC稼働時間の差を一覧で管理できるよう検討を進めています。
これらの運用を一度に全て実行すると従業員や職場長に定着しないため、段階的に制限を設けることで、正しい働き方と労務管理を徐々に身に付けてもらうことも目的としています。これは、今後の働き方改革に対応するための布石です。

(図3:「不正接続検知遮断システム RS-SHADAN」と「就業システム TimePro-VG」の連携イメージ

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