労務管理システム

「勤務予定表作成の効率化」と「事務センターの作業の軽減」が、今回のシステム導入の目的でした。
1人あたり5〜7の店舗を管理・運営するストアマネジャーにとって、毎月の勤務予定表の作成と勤務実績の集計作業は、時間の割かれる処理のひとつでした。特に勤務予定表の作成は、各従業員の適正や相性、そして、休暇の要望などを勘案しながら作成するため、中には2週間くらいかかって作成しているというストアマネジャーもいたほどです。今回のシステム構築において、「シミュレーション機能」をどのように構築（カスタマイズ）するかという点に非常に苦労しました。キヨスクの営業時間は、電車の発着時刻（ダイヤ）に合わせて駅ごとにまちまちで、早番・日勤・遅番に加えて、休憩時間中の応援勤務など、勤務ダイヤ（シフト）は約700〜800種類、曜日別の勤務も含めると、1000種類以上になります。実際に現場のストアマネジャーにも意見を聞きながら試行錯誤を重ねて、勤務スケジュール作成システムを立ち上げることができ、各ストアマネジャーの経験（ノウハウ）に頼るところが大きかった勤務予定表の自動作成と作業の均一化を図ることができるようになりました。また、月末にストアマネジャーが行っていた勤怠の集計作業も自動化でき大幅な作業軽減が実現しました。そして、システムを導入する以前、事務センター（人事グループの事務処理部門）では、各店舗を統括するストアマネジャーが紙ベースで計算・集計した勤怠情報を手入力で処理していました。手計算や手入力の場合には、ミスや計算間違い・転記モレの懸念もありましたが、今では、月末にストアマネジャーのチェック済みのデータを取り込んで、そのまま給与計算に移行することができるようになり、約100時間相当の作業軽減が図れたと試算しています。
現在は、キヨスクの約350店舗（約700名）でシステムが稼動しています。将来的には、勤務情報と売上情報を融合した人時生産性管理へのシステム拡張と、他業態の店舗への展開を検討しています。

キヨスクの店舗内は非常に狭いので、新しく勤怠管理用の端末を設置することは困難でした。そこで、受発注で使用していた情報端末（KISS端末）に勤怠管理用の機能を追加して利用しています。
今まで使用していた端末を流用するということで、導入当初の現場での混乱も少なく、スムーズに立ち上げることができたと思っています。今回のシステム導入にあたって、「Webベースのシステム」「勤務予定表を手軽に作成できるシミュレーション機能」の実現は必須条件でした。「Webベースのシステム」は、ブラウザさえあれば運用できるので、クライアントPC側の管理（アプリケーションソフト管理）が不要になり、バージョンアップやシステムメンテナンスへの柔軟な対応が可能になるからです。
また、「勤務予定表を手軽に作成できるシミュレーション機能」については、数社の勤務管理システムを検討した結果、パッケージソフトのカスタマイズでは、運用面・適応性を考えると、当社の勤務体系には対応できないと判断しました。今回導入した「TimeAsset」は、オリジナルのソフト開発が可能で、当社が提示したシステム要件について全て対応できるようカスタマイズすることが可能ということ、そして、アマノの就業管理の専業メーカーとしての実績を考慮して選定いたしました。当社では初めて
基幹系システムと人事給与システムを融合するということで、導入に際してはクリアしなければいけない問題も多々ありましたが、発注から約半年、比較的早く立ち上げることができたと思っています。
今後、レスポンスの向上と、日々進展するIT環境（OS）への対応が課題です。